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Für Arbeitgeber ist es sehr wichtig, richtig mit den Daten seiner Arbeitnehmer umzugehen. Andernfalls drohen Schadensersatz und Gerichtsverfahren. Dies kann vermieden werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie richtig mit den Daten Ihrer Arbeitnehmer umgehen.
Wie muss man mit einer Abmahnung des Arbeitnehmers umgehen? Muss man diese nach Beendigung des Arbeitnehmers aus der Personalakte löschen? Dies hat das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 18.07.2023 entschieden (LArbG Baden-Württemberg Urteil vom 28.7.2023- 9 Sa 73/21 1).
Sollte eine Abmahnung zu Unrecht erteilt werden, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung dieser aus der Personalakte schon während des Arbeitsverhältnisses. Dann ergibt sich ein solcher Beseitigungsanspruch aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht aus §1004 BGB analog in Verbindung mit §823 Absatz 1 BGB. Ein solcher Anspruch besteht allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich keine Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verletzt hat.
Nach §17 Absatz 1 a DSGVO hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. In der Abmahnung werden bestimmte Verhaltensweisen des Klägers beschrieben und sowie gerügt, weshalb ohne weiteres personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 4 Nummer 1 DSGVO vorlägen. Abmahnungen dienen grundsätzlich zur Rüge eines beanstandeten Verhaltens und enthielten gegebenenfalls eine Warnfunktion. Dies hätte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses jedoch keinerlei Bedeutung mehr. Außerdem diene die Abmahnung auch nicht mehr der Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen des Arbeitgebers. Zudem gäbe es keine Aufbewahrungsfristen für Abmahnungen. Daher sind die Abmahnungen für den Zweck, für den sie gespeichert wurden, grundsätzlich nicht mehr erforderlich. Der Arbeitnehmer hat also einen Anspruch auf Löschung.
Shops Aufgepasst: Bei verspäteter Auskunft droht Abmahnung
Der Arbeitnehmer hat ein Auskunftsrecht aus Artikel 15 Absatz 1 DSGVO darüber, ob die Person betreffende personenbezogene Daten verarbeitet wurden. Der Arbeitgeber hat dann einen Monat Zeit, Auskünfte zu erteilen. Wird dem Arbeitgeber eine zu kurze Frist gesetzt, gilt einfach nach §12 Absatz 3 DSGVO die Monatsfrist. Das Auskunftsverlangen wird also nicht gegenstandslos, sondern die Frist verlängert sich lediglich.
Wann muss der Verantwortliche Schadensersatz nach Artikel 82 Absatz 1 DSGVO zahlen? Dies ist dann der Fall, wenn die Auskunft zu spät oder unvollständig erteilt wird. Es wird zudem nicht vorausgesetzt, dass ein Auskunftsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht wurde. Es soll ausreichen, dass der Verpflichtete erkennen kann, dass es sich um einen Auskunftsanspruch aus Artikel 15 DSGVO handelt. Zudem muss zu der Verletzung des Auskunftsanspruchs eine erhebliche immaterielle Beeinträchtigung des Arbeitnehmers eingetreten sein. Dann hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Schadensersatz aus Artikel 82 Absatz 1 DSGVO.
Verantwortlicher ist zum einen der Arbeitgeber, da dieser entscheidet, in welchem Umfang und in welcher Weise die Daten des Arbeitnehmers gespeichert werden.
Auch der „Inhaber“ kann Verantwortlicher sein, wenn er sich als solchen ausgibt. Dies kann jedoch immer nur im Einzelfall entschieden werden, je nachdem inwieweit dieser über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers entscheidet.
Beide haften dann gesamtschuldnerisch nach §421 des BGB.
Unternehmen und vor allem Arbeitgeber werden regelmäßig mit dem Datenschutzrecht konfrontiert. Da durchzublicken ist nicht immer ganz einfach. Wir als Kanzlei für Arbeitsrecht und Datenschutzrecht beschäftigen uns alltäglich mit solchen Fragen. Wir beantworten Ihnen gerne alle Ihre Fragen und vertreten sie gerichtlich sowie außergerichtlich und setzen Ihre Interessen durch.
Dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir stehen Ihnen jederzeit per E-Mail sowie telefonisch zur Verfügung.