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Lässt ein Unternehmen einen Compliance-Bericht über seine Arbeitnehmer anfertigen, stellt sich schnell die Frage nach den Rechten der Mitarbeiter. Insbesondere wenn die Untersuchung Folgen für das Arbeitsverhältnis nach sich zieht, entwickeln die Betroffenen ein Interesse daran, Einsicht in den Bericht nehmen zu dürfen. Ein mögliches Auskunftsrecht der Arbeitnehmer steht dann die Vertrauensinteressen des Unternehmens in Bezug auf Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse und seine internen Personalakten entgegen. Es drängt sich deshalb schnell die Frage auf, ob Arbeitnehmer überhaupt ein Recht auf Einsicht in den Compliance-Bericht haben.
Artikel 15 Absatz 3 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt keinen eigenständigen Anspruch auf das Zurverfügungstellen von Dokumenten gegenüber dem Recht aus Absatz 1 dar. Der Begriff der Kopie aus Artikel 15 DSGVO bezieht sich nicht auf das Dokument als solches, sondern auf die enthaltenen personenbezogenen Daten. Betroffene haben nur dann einen Anspruch auf Kopien ganzer Dokumente, wenn sie darlegen können, dass die Kopien unerlässlich für die wirksame Ausübung ihrer DSGVO-Rechte sind.
Kürzlich musste sich das Landesarbeitsgericht (LAG) München mit einem solchen Fall befassen: Nachdem eine leitende Angestellte auf Grundlage einer Compliance-Untersuchung gekündigt wurde, verlangte sie die Herausgabe einer Kopie des Berichts oder - hilfsweise - die Einsicht in diesen. Der Bericht enthielt jedoch neben den personenbezogenen Daten der Arbeitnehmerin auch eine Vielzahl anderer schutzwürdiger Informationen wie die personenbezogenen Daten der Zeugen und Zusammenfassungen ihrer Aussagen, Wertungen und Würdigungen durch die Ermittler und rechtliche Bewertungen. Die Informationen aus dem Compliance-Bericht gelten nur insofern als personenbezogene Daten der Arbeitnehmerin, wie sie sich auf die Mitarbeiterin selbst oder ihr Verhalten beziehen. Aussagen der Zeugen über ihre Empfindungen zählen nicht dazu.
(1) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten (...) (3) Der Verantwortliche stellt eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. (...)
Gemäß § 26 Absatz 2 Satz 1 des Sprecherausschußgesetzes (SprAuG) haben leitende Angestellte das Recht, in die über sie geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Die Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Interne Ermittlungsakten wie solche aus Compliance-Untersuchungen sind Teile der Personalakten der betroffenen Arbeitnehmer, weil sie sich auf ihr Verhalten im Arbeitsverhältnis beziehen und - im Fall des LAG München - die Grundlage für eine arbeitsrechtliche Maßnahme oder eine Kündigung darstellen können.
Geheime Personalakten sind demnach gemäß § 26 Absatz 2 Satz 1SprAuG unzulässig. Daraus folgt, dass Compliance-Berichte und ihre Inhalte nicht zu den zu schützenden Geschäftsgeheimnissen gehören. Arbeitnehmer haben dennoch keinen allgemeinen Anspruch auf Einsicht in die vollständigen Compliance-Berichte. Um Zeugen und andere Mitarbeiter zu schützen, sind Schwärzungen zulässig und im Sinne des Hinweisgeberschutzes sogar zwingend. Sichert der Arbeitgeber den Hinweisgebern aus seiner Belegschaft die Wahrung ihrer Anonymität zu, darf er keine Daten weitergeben, die ihre Person offenlegen oder Rückschlüsse zulassen. Dennoch ist die Führung von geheimen Akten im Rahmen der Personalakten unzulässig, sodass der Arbeitgeber in diesen Fällen nur solche Teile der Hinweise in die Personalakten aufnehmen darf, aus denen sich nicht auf die Hinweisgeber schließen lässt. Die anderen Teile der Mitteilungen sind durch Schwärzungen oder andere technische Vorkehrungen unkenntlich zu machen, um sowohl das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers als auch den Hinweisgeberschutz zu gewährleisten.
Ein Anspruch auf Einsicht der Compliance-Berichte besteht demnach nur gemäß § 26 Absatz 2 Satz 1 SprAuG in Bezug auf eine geschwärzte Fassung, soweit sie Teil der Personalakte ist.
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