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Mit Start ins neue Jahr treten umfangreiche Erleichterungen im Arbeitsrecht in Kraft, die insbesondere Personalabteilungen und Beschäftigten zugutekommen. Zahlreiche formale Anforderungen gestalten administrative Prozesse effizienter und sollen bürokratische Hürden abbauen. Was Sie als Arbeitnehmer und Arbeitgeber über die Neuerungen wissen müssen, haben wir Ihnen im Nachfolgenden als Überblick zusammengefasst.
In diesem Zusammenhang sei insbesondere das am 1. Januar 2025 in Kraft tretende Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zu nennen. Ziel der Reform ist es, durch reduzierte Dokumentations- und Nachweispflichten den bürokratischen Aufwand zu verringern und die Verwaltung effizienter zu gestalten. Ein zentraler Aspekt ist die voranschreitende Digitalisierung der Personalarbeit, die mit den neuen Regelungen weiter in den Fokus gerückt wird.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) soll Bürger, Unternehmen und Verwaltungen von überflüssigem bürokratischem Aufwand befreien und Vorschriften, sofern der Aufwand unverhältnismäßig ist, vereinfachen. Es ist Teil eines Reformpakets, das die Bundesregierung 2023 beschlossen hat und soll die Wirtschaft jährlich um 913 Millionen Euro entlasten.
Von Mutterschutz bis Arbeitnehmerüberlassung per E-Mail, es hat sich seit Januar 2025 einiges im Arbeitsrecht zugunsten von Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern geändert. Positiv hervorzuheben sind dabei die Bemühungen der Bundesregierung, bürokratische Hürden abzubauen und Richtlinien an den digitalen Wandel anzupassen.
Arbeitsverträge können nun auch elektronisch abgeschlossen werden. Die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz (NachwG) kann in Textform (§126b BGB) oder mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur (§126a BGB) erfüllt werden.
Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende jederzeit auf das Dokument zugreifen, es speichern und ausdrucken können. Beschäftigte haben das Recht, eine schriftliche Version zu verlangen, die unverzüglich bereitgestellt werden muss. Andernfalls droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 € (§4 Abs. 1 Nr. 2 NachwG n.F.).
Nicht alle können die elektronische Form nutzen. Bestimmte Branchen wie das Gastgewerbe und Baugewerbe sind weiterhin verpflichtet, schriftliche Verträge zu nutzen. Zudem gelten für befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG) und nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 HGB) weiterhin strenge Schriftformerfordernisse.
Die neuen Regelungen aus BEG IV gelten nicht uneingeschränkt. Bei Befristungen nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz bleibt die Schriftform zwingend, sonst ist die Befristung unwirksam. Eine Ausnahme gilt nur für Befristungen bis zur Regelaltersgrenze, die nach § 41 SGB VI n.F. in Textform möglich sind.
Früher scheiterten Anträge auf Elternzeit (§16 BEEG) oder Teilzeit während der Elternzeit (§17 BEEG) oft an Formfehlern. Vielen war die Schriftformpflicht nicht bewusst. Der Gesetzgeber hat reagiert: Künftig sind auch diese Anträge in digitaler Form wirksam (§15 Abs. 7 Nr. 5 BEEG n.F., §16 Abs. 1 S. 1 BEEG n.F.).
Arbeitgeber müssen die Gefährdungsbeurteilung für schwangere und stillende Frauen nur noch durchführen, wenn deren Tätigkeiten oder Arbeitsbedingungen eine potenzielle Gefahr darstellen (§ 10 Abs. 1 MuSchG).
Die Anpassung schafft mehr Klarheit über zulässige und unzulässige Tätigkeiten während Schwangerschaft und Stillzeit. Gleichzeitig wird der Gesundheitsschutz werdender und stillender Mütter gestärkt. Arbeitnehmerinnen erhalten dadurch zusätzliche arbeitsrechtliche Möglichkeiten, ihre Rechte durchzusetzen.
Arbeitnehmerüberlassungsverträge können künftig auch per E-Mail oder Textnachricht abgeschlossen werden. Bisher führte ein Verstoß gegen das Schriftformerfordernis zur Nichtigkeit des Vertrags und zur Fiktion eines Arbeitsverhältnisses zwischen Leiharbeitnehmer und Entleiher. Zudem drohten Geldbußen bis zu 30.000 €. Die Umstellung auf Textform bei der Arbeitnehmerüberlassung schafft nun Rechtssicherheit und erleichtert den schnellen, unbürokratischen Vertragsabschluss.
Seit Jahresbeginn können auch Arbeitszeugnisse elektronisch ausgestellt werden, sofern die Beschäftigten zustimmen. Bisher war dies durch § 630 Satz 3 BGB und § 109 Abs. 3 GewO ausdrücklich untersagt. Die Gesetzesänderung hebt dieses Verbot auf.
Die Aushangpflicht nach § 16 ArbZG kann nun gleichermaßen digital erfüllt werden. Unternehmen dürfen das Arbeitszeitgesetz über die betrieblichen digitalen Kommunikationswege bereitstellen, was die Papierauslage ersetzt. Entscheidend ist, dass alle Beschäftigten uneingeschränkten Zugriff auf die Informationen haben. Andernfalls bleibt die Pflicht zur physischen Auslage bestehen.
Bestimmte Arbeitslöhne wie Abfindungen unterliegen künftig nicht mehr der Fünftel-Regelung im Lohnsteuerabzugsverfahren. Bisher mussten Unternehmen diese berechnen, einbehalten und ans Finanzamt abführen. Seit dem 1. Januar 2025 liegt die Verantwortung bei den Beschäftigten, die Regelung im Rahmen ihrer Steuererklärung selbst zu beantragen.
In Aufhebungsverträgen oder Sozialplänen muss daher keine Verpflichtung zur Anwendung der Fünftel-Regelung mehr festgelegt werden. Ein freiwilliger Hinweis im Aufhebungsvertrag kann jedoch sinnvoll sein, um auf mögliche finanzielle Auswirkungen aufmerksam zu machen.
Mit Beginn des neuen Jahres stieg der gesetzliche Mindestlohn auf 12,82 € brutto pro Stunde. Gleichzeitig erhöht sich die Verdienstgrenze für Minijobs auf 556 € brutto monatlich.
Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung ist künftig einheitlich auf 66.150 € jährlich festgesetzt. Auch in der allgemeinen Renten- und Arbeitslosenversicherung erfolgte eine Anpassung auf 96.600 € brutto jährlich. Erstmals entfällt damit die bisherige Differenzierung zwischen Ost und West.
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Zweifelsohne erleichtert die erweiterte Einführung der Textform durch das BEG IV die Digitalisierung und beschleunigt rechtssicheres Handeln. Die Schriftform bleibt jedoch bestehen, und Unternehmen müssen vielleicht sogar noch etwas verstärkter auf die Einhaltung unterschiedlicher Formvorschriften achten.
Wichtig bleibt der nachweisbare Zugang einer Erklärung. Da einfache E-Mails keinen sicheren Nachweis mit sich bringen, empfiehlt sich die Aktivierung einer Lesebestätigung oder Empfangsbestätigung. Bleibt eine Reaktion aus, sollte in wichtigen Fällen auf eine schriftliche Zustellung mit Nachweis zurückgegriffen werden.
Letztlich bedeuten die Neuregelungen des Arbeitsrechts für Unternehmen zwar eine wesentliche Erleichterung, birgt aber neue Risiken für Rechtsstreitigkeiten.
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