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Blog News
Unternehmen aufgepasst: Am 1. Januar 2025 fällt der Startschuss für die Digitalisierung von Rechnungen! Zunächst wird zwar nur der Empfang von E-Rechnungen Pflicht, doch die Regelungen zum Versand lassen nicht lange auf sich warten:
Groß- und Kleinunternehmen sollten sich daher bereits jetzt auf diese Änderungen vorbereiten, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
Mit der richtigen Planung ist der Wechsel schnell und unkompliziert machbar: Wir haben alle wichtigen Fristen und Vorbereitungen für Sie zusammengefasst:
Das kürzlich verabschiedete Wachstumschancengesetz bringt Neuerungen im Bereich der E-Rechnungen. Im B2B Bereich werden E-Rechnungen ab 2025 Pflicht! Diese sollen in 2 wesentlichen Schritten umgesetzt werden:
Zunächst wird zum 01.01.2025 die E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business) eingeführt.
Als Folgeschritt wird dann ein bundesweit einheitliches elektronisches Einzelumsatz-Meldeverfahren (Meldesystem) eingeführt. Dies soll den Umsatzsteuerbetrug eindämmen und die Digitalisierung des Steuerverfahrens fördern.
Unternehmen aufgepasst: Ab dem 01.01.2025 gilt in Deutschland bei B2B die Pflicht zur E-Rechnung. Ab diesem Zeitpunkt muss es Unternehmen möglich sein E-Rechnungen zu empfangen und etwas später auch sie versenden zu können.
Der Empfänger muss die E-Rechnung ab dann entgegennehmen und auch dauerhaft elektronisch und unveränderbar im Unternehmen speichern können.
Das sind E-Rechnungen:
Unter E-Rechnungen versteht man einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, mit dem Rechnungsinhalte dargestellt werden.
Mit ihnen wird gewährleistet, dass alle Informationen korrekt und datenschutzkonform übermittelt und empfangen werden können. Im Gegensatz zu der herkömmlichen Rechnung werden sie nicht mehr in Papierform oder PDF-Format übermittelt, sondern werden in elektronischer Form strukturiert und sind maschinell lesbar.
Von den neuen Regelungen sind zunächst sowohl Groß- als auch Kleinunternehmen betroffen. Genauer sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland betroffen.
Der Empfang der E-Rechnungen ist für alle Unternehmen bereits ab dem 1.1.2025 verpflichtend. Daher sollten bis zum Jahreswechsel die erforderlichen Systeme eingerichtet und funktionsbereit sein.
Für den Versand von E-Rechnungen bleibt den Unternehmen etwas mehr Zeit: Durch Übergangsregelungen ist dies erst ab dem 01.01.2027 Pflicht. Jedoch sollte auch hierfür nicht allzu lang gewartet werden, denn wer sich jetzt schon auf die Änderungen vorbereitet, wird am Ende nicht von Stress und Hektik übermannt.
Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000€ haben sogar bis zum 01.01.2028 Zeit. Ab da müssen sie jedoch auch elektronische Rechnungen in einem bestimmten vorgegebenen Format erstellen und versenden.
Bisher brauchte der Versender von E-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers, die Rechnung auf digitalem Weg zu erhalten. Denn bis jetzt ist der Erhalt ist nicht jedem Unternehmen möglich.
Mit der Pflicht der Schaffung eines Zugangs für E-Rechnungen wird die Möglichkeit des Empfangs zukünftig garantiert.
Damit ist im B2B-Bereich die Zustimmung des Empfängers nicht mehr nötig. Die Entscheidung obliegt nur noch dem Versender der Rechnung.
Zunächst sollten und müssen sich auch Kleinunternehmen auf diese Änderungen vorbereiten. Auch sie müssen ab Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Jedoch müssen Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000€ erst zum 01.01.2028 elektronische Rechnungen in einem ganz bestimmten vorgegebenen Format erstellen und versenden.
Ein klarer Vorteil ist die schnellere Abwicklung: Nicht nur die Wege zur Post sind Geschichte, sondern auch die Wartezeit bis zum Empfang. Denn die E-Rechnungen erreichen den Empfänger sofort und können schnell bearbeitet werden.
Auch Kosten werden durch die Verringerung von Büromaterial und Briefmarken gesenkt.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Rechtssicherheit erhöht wird. Denn durch die E-Rechnungen werden die Fehlerquote bei der Überprüfung von Daten gesenkt. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und Rechtssicherheit.
Bei der Erstellung von E-Rechnungen müssen die Pflichtangaben zwingend berücksichtigt werden.
! Wenn einer dieser Angaben fehlt oder nicht richtig sind, steht dem Unternehmer kein Vorsteuerabzug zu !
Denn er ist nicht in Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung.
Die Pflichtangaben im Überblick:
Eine gute Vorbereitung ist das A und O für einen entspannten Übergang. Unser Team von SBS LEGAL hat für Sie eine Schritt für Schritt Anleitung für die kommende Zeit zusammengetragen. So wird die Umstellung für Sie zum Erfolg:
Zunächst sollten Sie sich mit den neuen gesetzlichen Anforderungen vertraut machen und verstehen, was von Ihnen verlangt wird.
Bereits ab Januar 2025 wird die Möglichkeit des Empfangs von E-Rechnungen verpflichtend. Sie sollten sich daher mit den Anforderungen und Standards vertraut machen.
Um mit dem Jahreswechsel auf neustem Stand zu sein, sollten Sie sich jetzt schon damit beschäftigen interne Prozesse anzupassen. Dabei sind vor allem die aktuellen Rechnungsstellungsprozesse unter die Lupe zu nehmen und herauszuarbeiten, welche Anpassungen für die Rechtskonformität nötig sind.
Um E-Rechnungen empfangen und später versenden zu können bedarf es einer passenden Software. Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software den Standards entspricht, und finden Sie bei Bedarf die richtige Software für Sie.
Nicht nur die Softwares, sondern auch die Mitarbeiter müssen auf den neusten Stand gebracht werden: Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Mitarbeiter geschult sind oder werden und mit den neuen Prozessen vertraut gemacht werden.
Nicht nur Sie, sondern auch viele Ihrer Geschäftspartner werden von der Neuerung betroffen sein. Eine Zusammenarbeit kann die Umstellung erleichtern:
Informieren Sie ihre Partner über Ihre Umstellung und koordinieren Sie die notwendigen Schritte. Eine gleichzeitige Umstellung kann Geschäftsabwicklungen erleichtern.
Überprüfen Sie neben ihrer Software auch Ihre technische Ausstattung. Denn diese muss mit der gewählten Software kompatibel sein. So können Sie unerwartete Komplikationen frühzeitig erkennen und vermeiden.
Je früher Ihre Systeme auf den neusten Stand gebracht sind, desto besser: denn das gibt Ihnen die Zeit und die Möglichkeit Testphasen durchzuführen und wenn nötig Änderungen und Anpassungen vorzunehmen.
Auch nach der Einführung der E-Rechnungen sollten die Prozesse überwacht und kontinuierlich optimiert werden.
Der Startschuss für die Umstellung auf E-Rechnungen fällt zum Jahreswechsel. Eine gründliche Vorbereitung ist unerlässlich, um Komplikationen und verpasste Fristen zu vermeiden.
Mit unserer Expertise in den Bereichen Steuerrecht, Handelsrecht und IT-Recht decken wir alle relevanten Schnittstellen kompetent ab.
Dann sind Sie bei unseren Experten von SBS LEGAL genau richtig: Unsere erfahrenen Anwälte wissen, worauf es ankommt, und setzen dies effizient für Sie um.
Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Erstgespräch mit unserem Team. Wir freuen uns darauf, Ihnen zu helfen.