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Eine notarielle Beglaubigung dient dem Nachweis der Echtheit einer Unterschrift unter einer Erklärung. Die vor allem vor Registergerichten erforderliche Unterschriftenbeglaubigung kann auch im Ausland wirksam vorgenommen werden. Wichtig ist dabei vor allem die Gleichwertigkeit mit dem deutschen Recht. Die Unterschriftenbeglaubigung muss demnach gewissen Anforderungen genügen.
Erklärungen mit beglaubigter Unterschrift finden vor allem bei Registergerichten oder dem Grundbuchamt Anwendung. So bedürfen etwa Handelsregisteranmeldungen einer notariellen Beglaubigung. Viele Gesellschafterbeschlüsse, wie etwa eine Kapitalerhöhung oder Kapitalherabsetzung müssen zum Handelsregister angemeldet werden. Auch die Erteilung oder der Widerruf von Prokura muss zum Handelsregister angemeldet werden. Entsprechende Erklärungen müssen mit einer beglaubigten Unterschrift versehen sein.
Nach den allgemeinem Voraussetzungen der Beglaubigung von Unterschriften, die im Beurkundungsgesetz geregelt sind, muss die Unterschrift eigenhändig geleistet und in Gegenwart vom Notar vollzogen werden.
Eine notarielle Beglaubigung kann grundsätzlich auch von einem ausländischen Notar wirksam erfolgen. Eine Auslandsbeglaubigung muss dem sogenannten Gleichwertigkeitsprinzip entsprechen. Dazu muss die Beglaubigung durch einen ausländischen Notar erfolgen, der eine dem deutschen Notar vergleichbare Stellung innehat und der ausländische Beglaubigungsvorgang dem Beglaubigungsvorgang nach deutschen Recht entsprechen.
Bei der Frage der Gleichwertigkeit von Beurkundungen und Beglaubigungen durch einen ausländischen Notar ist zu unterscheiden ob es sich um eine Beurkundung oder nur um eine Beglaubigung handelt. Eine notarielle Beurkundung bezieht sich auf den Inhalt einer Erklärung oder eines Dokuments. Die notarielle Beglaubigung hingegen bestätigt lediglich die Identität des Erklärenden und somit die Echtheit der Unterschrift. An eine Beglaubigung durch einen ausländischen Notar sind regelmäßig geringere Anforderungen an die Gleichwertigkeit geknüpft, im Vergleich zu der Auslandsbeurkundung, bei der die Anforderungen an den Beurkundungsvorgang höher sind.
Wann von Gleichwertigkeit ausgegangen werden kann, ist vom Einzelfall abhängig. Eine Gleichwertigkeit wurde etwa verneint in einem Fall einer in Luxemburg beglaubigten Unterschrift. In dem vom Kammergericht Berlin am 3. März 2022 – 22 W 92/21 entschiedenen Beschluss wurde die Unterschrift nicht vor dem Notar geleistet. Dem Notar wurde lediglich ein unterzeichnetes Dokument zugeschickt, wonach der Notar die Unterschrift abgleichen sollte. Die Gleichwertigkeit wurde verneint, da die Unterschrift nicht in Anwesenheit des Notars erfolgt ist und dies somit nicht mit dem deutschen Recht vereinbar war.
Zuletzt wurde ein ähnlicher Fall vom OLG Celle anders entschieden (Beschluss vom 28. Dezember 2022 – 9 W 104/22). Die Gleichwertigkeit bei Unterschriftenbeglaubigungen durch belgische und finnische Notare wurde bejaht. Dabei wurde die Gleichwertigkeit auch dann angenommen, wenn der Beglaubigungsvermerk nicht näher spezifiziert, wie genau die Identität des Erklärenden festgestellt wurde. Das OLG Celle führte aus, dass von der Gleichwertigkeit ausgegangen werden kann, wenn keine gewichtigen Anhaltspunkte für eine fehlerhafte Errichtung der Beglaubigung vorliegen.
In einem weiteren Beschluss hatte das OLG Celle außerdem die Gleichwertigkeit einer nach der österreichischen Notarordnung im Wege elektronischer Kommunikation durchgeführten Unterschriftenbeglaubigung bejaht (Beschluss von 1. August 2022 – 9 W 62/22). Durch die Nutzung elektronischer Kommunikation konnte der Unterschriftenvorgang lückenlos mitverfolgt werden, sodass nicht etwa ein bloßer Unterschriftenabgleich erfolgte, wie es im vom Kammergericht Berlin entschiedenen Fall gewesen ist.
Nach dem OLG Celle soll das Beurkundungsgesetz in Deutschland aufgrund der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie vergleichbar angepasst worden sein, sodass eine Gleichwertigkeit angenommen werden konnte. Aufgrund der Umsetzung kann seit dem 1. August 2022 in engen Grenzen auch eine Fernbeglaubigung per Videokommunikation erfolgen.
Die Beglaubigung von Unterschriften im Ausland ist eine unsichere Herangehensweise. Eine Zurückweisung durch Registergerichte kann erfolgen, wenn das Registergericht keine Gleichwertigkeit mit dem deutschen Recht anerkennt. Um eine solche Zurückweisung zu vermeiden sollten Beglaubigungen, die durch Notare im Ausland erfolgen, möglichst mit dem Beglaubigungsverfahren in Deutschland übereinstimmen. Der Beglaubigungsvermerk und das Verfahren sollten vorher mit dem ausländischen Notar besprochen werden.
Weiter ist zu beachten, dass in einigen Fällen für die Verwendung einer ausländischen Urkunde in Deutschland eine Apostille erforderlich ist. Eine Apostille bestätigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde, bezogen auf die Unterschrift und die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat. Die Echtheitsbestätigung bezieht sich auch auf das Siegel bzw. den Stempel. Die Apostille wird erteilt durch eine sogenannte Apostillebehörde, in dem Staat, indem die Urkunde erstellt wurde.
Zuvor muss man sich demnach auch über die Erfordernisse einer Apostille informieren, damit eine ausländischen Urkunden als wirksam erachtet werden.
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