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Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer - Wann ist sie steuerfrei?


Die Einladung der Arbeitnehmer zum Essen kann steuerpflichtiger Arbeitslohn sein

Die Arbeitnehmer zum Essen einzuladen und diese Ausgabe als von der Steuer absetzbare Betriebsausgabe auszustellen, klingt leichter als es sich in der Realität des Steuerrechts darstellt. Tatsächlich müssen Arbeitgeber einiges beachten, damit die Einladung zur Bewirtung nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn wird.

Wann wird die Bewirtung der Arbeitnehmer zum Arbeitslohn?

Verzehrt ein Arbeitnehmer auf Kosten des Unternehmens Speisen, Getränke oder andere Genussmittel, so wird er von dem Arbeitgeber bewirtet. In der Regel ist eine derartige Bewirtung als Sachbezug und somit als Arbeitslohn, der im weitesten Sinne als Gegenleistung für die inidividuelle Arbeitsleistung des Arbeitnehmers angesehen werden kann, zu werten. Ist die Bewirtung allerdings im überwiegend betrieblichen Interesse, handelt es sich dabei nicht um einen steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn, sondern um eine steuerfreie Betriebsausgabe. Für die Annahme des betrieblichen Interesses muss es überzeugende Gründe für die Durchführung in der jeweiligen Form geben. Der Wert der Kost oder die reine Bewirtung als solche darf dafür allerdings nicht im Vordergrund stehen. Besucht ein Unternehmensinhaber beispielsweise regelmäßig in seiner Mittagspause ein Restaurant und lädt seine Mitarbeiter dazu ein, ihn auf seine Kosten zu begleiten, wenn ihrerseits Gesprächsbedarf besteht, gibt es keine überzeugenden Gründe dafür, dass diese Gespräche nicht in seinem Büro stattfinden könnten. In diesem Fall müsste also ein überwiegend betriebliches Interesse abgelehnt und stattdessen der steuerpflichtige Arbeitslohn angenommen werden. Anders verhält es sich, wenn das Gespräch streng vertraulich wäre und deshalb nicht im Beisein anderer Arbeitnehmer geführt werden soll. Eine Bewirtung ist allerdings nur betrieblich veranlasst und somit als Betriebsausgabe von der Steuer absetzbar, wenn die Bewirteten die eigenen Arbeitnehmer sind. 

Bewirtung der Arbeitnehmer als steuerfreie Betriebsausgabe

Es gibt einige Ausnahmefälle oder Sonderregelungen, in denen die Bewirtung nicht als Arbeitslohn, sondern als steuerfreie Betriebsausgabe, gewertet wird. Befindet sich der Arbeitnehmer während der unentgeltlichen oder verbilligten Verpflegung auf Dienstreise, gilt die Bewirtung, solange sie kein Belohnungsessen darstellen soll, bis zu 60 € als Betriebsausgabe und nicht als Arbeitslohn. Eine weitere Ausnahme stellen außergewöhnliche Arbeitseinsätze, beispielsweise bei Überstunden oder betrieblichen Besprechungen, dar, bei denen die Arbeitgeberbewirtung ebenfalls bis zu 60 € pro Arbeitnehmer als komplett von der Steuer absetzbare Betriebsausgabe anzusehen ist. Bei herkömmlichen Betriebsveranstaltungen wie internen Fortbildungen oder Betriebsfesten gelten Arbeitnehmerbewirtungen bis zu 110 € je Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn, sondern als steuerfreie Ausgaben. Gesondert betrachtet werden Geschäftsessen: werden Geschäftspartner des Arbeitgebers bewirtet, ist diese Bewirtung zwar ebenfalls im überwiegend betrieblichen Interesse und daher eine steuerfreie Betriebsausgabe, allerdings nur in Höhe von 70% abzugsfähig. Dem betrieblichen Interesse steht allerdings eine geringfügige private Mitveranlassung nicht entgegen, solange diese eine untergeordnete Bedeutung hat, beispielsweise bei der Einladung eines Geschäftsfreunds, mit dem der Unternehmer auch privat befreundet ist.

Ist es noch eine steuerfreie Betriebsausgabe oder schon Bewirtung als Arbeitslohn? 

Selbstverständlich ist nicht jedes kleine Nahrungsangebot direkt als vollwertige Bewirtung anzusehen. Kleine Aufmerksamkeiten in geringem Umfang können als Gesten der Höflichkeit als eine von der Steuer absetzbare Betriebsausgabe gelten. Die Grenze zwischen Aufmerksamkeit und Bewirtung als Arbeitslohn kann allerdings nicht klar gezogen werden, sondern nur anhand einzelner Gesichtspunkte im Einzelfall beurteilt werden. Der Umfang des Angebots, die Zahl der teilnehmenden Personen, die angebotene Menge und andere konkrete Umstände können Anhaltspunkte für die Unterscheidung bieten. Eindeutig steuerfreie Aufmerksamkeiten sind beispielsweise Angebote wie Kaffee, Tee, andere Erfrischungsgetränke, Obst oder Gebäck. Diese Annehmlichkeiten sind keine Gegenleistungen für den Arbeitseinsatz der Arbeitnehmer, sondern viel mehr Bereitstellungen von Essen am Arbeitsplatz zum sofortigen Verzehr. Die Grenze zur Bewirtung als Arbeitslohn wird hingegen leicht überschritten, wenn während einer Besprechung ein breiter gefächerteres Angebot an Speisen aufgefahren wird. Wird ein Buffet aus belegten Broten, Salaten, Nudelgerichten, Kuchen und Torten angeboten, gibt es kein überwiegendes betriebliches Interesse für diese weite Auswahl, sodass es eher als Gegenleistung zur Arbeit der Mitarbeiter zu werten ist. Als Faustformel gilt daher, dass kleine Mengen in der Regel Aufmerksamkeiten als eine steuerfreie Betriebsausgabe darstellen, größere Mengen hingegen die Bewirtung als Arbeitslohn. Arbeitgeber müssen allerdings aufpassen, wenn alkoholische Getränke ausgeschenkt werden: während das Finanzgericht 2014 Getränke wie Wasser und Kaffee eindeutig als vollständig steuerfreie Aufwendungen einordnete, verneinte es dies bei alkoholischen Getränken. Sie seien laut dem Gericht maximal als Betriebsausgabe in Höhe von 70% abzugsfähig, wenn Aufzeichnungen zu dem Datum, Anlass und der Teilnehmerzahl vorhanden seien.


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