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Der BGH hat entschieden, dass Online-Beglaubigungen, die im Ausland, insbesondere in Österreich vorgenommen wurden, von deutschen Registergerichten nicht anerkannt werden. Grund dafür ist, dass das Verfahren für Online-Beglaubigungen dort nicht den entsprechenden, sehr hohen deutschen Standards entspreche.
Um die Digitalisierung voranzutreiben und den bürokratischen Aufwand der Registergerichte zu verringern, können bestimmte, insbesondere gesellschaftsrechtliche Dokumente beim Notar mittels Videokommunikation beglaubigt werden. Die rechtliche Grundlage dafür bildet das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG).
Der Geschäftsführer einer im deutschen Handelsregister eingetragenen GmbH hat beim Registergericht die Änderung der Geschäftsanschrift im Inland zur Eintragung angemeldet. Ein österreichischer Notar hat die notwendige qualifizierte elektronische Signatur des Geschäftsführers im Rahmen eines Online-Verfahrens beglaubigt.
Grundsätzlich müssen Anmeldungen zur Eintragung ins Handelsregister in öffentlich beglaubigter, also notarieller Form, eingereicht werden. Der § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB schreibt vor, dass diese öffentliche Beglaubigung auch mittels Videokommunikation erfolgen kann. Die Videokommunikation, das sogenannte Online-Verfahren, ist in § 40a BeurkG geregelt.
Nach dieser Vorschrift ist für die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur die Anwesenheit eines Notars oder alternativ der Einsatz des von der Bundesnotarkammer gemäß § 78p BNotO betriebenen Videokommunikationssystems erforderlich. Das in § 16c BeurkG vorgeschriebene Verfahren muss dabei eingehalten werden.
Die Anmeldung des Geschäftsführers der GmbH wurde vom zuständigen Registergericht abgewiesen, woraufhin der Betroffene eine entsprechende Beschwerde beim Kammergericht erhob. Auch diese blieb erfolglos.
Der BGH schloss sich den unteren Instanzen mit Beschluss vom 25.02.2026 (Az II ZB 13/24) an. Zur Begründung führte das Gericht an, dass das österreichische Verfahrensrecht von den Grundsätzen des deutschen Online-Beglaubigungsrechts abweiche und die in Österreich vorgenommene Online-Beglaubigung daher unzureichend sei.
Die von § 12 Abs. 1 HGB vorgegebene Form kann durch eine ausländische Urkundsperson ersetzt werden, da die Formvorschrift grundsätzlich flexibel ausgestaltet ist. Entspricht das Beurkundungsverfahren im Ausland dem deutschen Verfahren, kann eine Beurkundung nach dem GmbHG folglich auch von einem ausländischen Notar vorgenommen werden. Das hat der BGH in einem Beschluss vom 17.12.2013 klargestellt (Az II ZB 6/13).
Die Verfahren sind dann gleichwertig, wenn die Tätigkeiten der ausländischen Urkundsperson denen eines deutschen Notars entsprechen und die Beurkundung auf Grundlage eines Verfahrensrechts vorgenommen wird, das den Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht. Zusammengefasst müssen also die ausländische Urkundsperson sowie das im Ausland angewandte Verfahren gleichwertig zu den in Deutschland geltenden Vorgaben sein.
Im konkreten Fall beglaubigte ein österreichischer Notar die qualifizierte elektronische Signatur. Dies entspricht deutschem Recht und war in der Entscheidung des BGH somit unstreitig.
Das Beurkundungsverfahren sei jedoch aus mehreren Gründen nicht mit dem deutschen Verfahren gleichzusetzen:
Das österreichische Recht sieht vor, dass bei Online-Beglaubigungen auch elektronische Identifizierungsmittel ohne elektronische Ausweisfunktion, wie beispielsweise das Video-Ident-Verfahren, genutzt werden können. Das bedeutet, dass die Identifizierung mittels physischem Ausweisdokument ohne Online-Ausweisfunktion erfolgen kann. Die Ausweisdokumente müssen die Sicherheitsstufe substantiell erfüllen.
Abweichend dazu benötigt man in Deutschland zwingend ein sogenanntes eID-Dokument, also ein Ausweisdokument mit Online-Ausweisfunktion. Die Identifizierungsmittel müssen gemäß der eIDAS-Verordnung das Vertrauensniveau der Stufe hoch erfüllen.
Während das deutsche Recht für die Identitätsfeststellung ein zweistufiges Verfahren vorsieht, geht das österreichische Recht einen weniger weitreichenden Weg. In Deutschland umfasst die Sicherheitsarchitektur sowohl die elektronische Identifizierung durch das Auslesen der Ausweisdaten als auch einen anschließenden Abgleich des elektronisch ausgelesenen Lichtbildes. Das Auslesen meint lediglich die elektronische Übermittlung der im Ausweis gespeicherten Daten. Der Notar hat sich erst durch die Kombination beider Schritte Gewissheit über die Identität der Beteiligten zu verschaffen. Demgegenüber verlangt das österreichische Recht bei der Verwendung eines elektronischen Ausweises keinen zusätzlichen Lichtbildabgleich und bleibt daher hinter den deutschen Vorgaben zurück.
In Österreich kann die Identifizierung auch durch Mitarbeiter des Notars oder durch externe Dienstleister erfolgen. Das deutsche Recht erfordert eine höchstpersönliche Identifizierung durch einen Notar.
Auch die Anforderungen an das eingesetzte Videokommunikationssystem unterscheiden sich. Während in Deutschland nur das von der Bundesnotarkammer nach § 78p BNotO betriebene Videokommunikationssystem zugelassen ist, dürfen in Österreich auch Systeme genutzt werden, die durch private Dritte bereitgestellt werden und nicht hoheitlich betrieben werden.
Das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer dient der Durchführung des Online-Beglaubigungstermins, dem elektronischen Identitätsnachweis, dem Auslesen des elektronischen Ausweises, der Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur sowie dem Versehen der elektronischen Urkunde mit der Signatur. Da die technischen Vorgaben sehr komplex sind, müssen Datenschutz, Authentizität, Sicherheit und Verfügbarkeit von einem System gesichert werden, das vom Staat beaufsichtigt wird. Daher wird das in Deutschland zugelassene System hoheitlich betrieben.
Die in Österreich genutzten Videokommunikationssysteme entsprechen demnach nicht den hohen deutschen Standards.
Es gelten folglich strenge Voraussetzungen, damit eine ausländische Online-Beglaubigung in Deutschland anerkannt wird. Die Entscheidung des BGH zeigt, dass die Anmeldung zum deutschen Handelsregister bereits scheitern kann, wenn es kleinste Abweichungen zum deutschen Verfahrensrecht gibt.
In Deutschland hat der Notar im Gegensatz zu Urkundspersonen anderer Rechtsordnungen eine Kontroll- und Ausweisfunktion. Es bestehen grundlegende Strukturunterschiede, weshalb auch Online-Beglaubigungen aus Österreich in Deutschland nicht anerkannt werden, obwohl das dortige Notariatswesen dem deutschen sehr nahesteht.
Das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer und alle dort ausgeführten Schritte des Online-Beglaubigungsverfahrens werden staatlich betrieben und kontrolliert. Der einheitliche Einsatz dieses Systems ist nicht nur Formsache, sondern wurde vom Gesetzgeber bewusst festgelegt. Diesem Standard entsprechen die österreichischen Videokommunikationssysteme nicht.
Es ist ratsam, Online-Beglaubigungen nur von deutschen Notaren vornehmen zu lassen, um sicherzugehen, dass diese von deutschen Registergerichten anerkannt werden. Dabei ist zu beachten, dass für die Online-Beglaubigung in Deutschland ein eID-Dokument im Sinne der eIDAS-Verordnung notwendig ist, auch für Mandanten, die im Ausland sitzen. Für Mandanten aus Nicht-EU-Staaten besteht damit weiterhin ein erhebliches Problem, da ihnen die Nutzung des Online-Verfahrens nach wie vor weitgehend unmöglich ist. Denn obwohl das Verfahren in Ländern wie Österreich leichter zugänglich ist, wird die Beglaubigung nach Entscheidung des BGH letztendlich in Deutschland nicht anerkannt. Die maßgeblichen Unterschiede, insbesondere im Verhältnis zu Österreich, betreffen nicht die Urkundsperson selbst, sondern vor allem die Ausgestaltung des Verfahrens.
Vor dem Hintergrund der international zunehmend fortgeschrittenen Digitalisierung erscheint es fraglich, ob an den strengen Anforderungen zur Sicherstellung der Gleichwertigkeit festgehalten werden sollte. Dies gilt insbesondere im Vergleich zu den teils erheblich abweichenden Anforderungen, die im Ausland an Urkundspersonen im Rahmen physischer Beglaubigungsverfahren gestellt werden.
Gesellschaftsrecht regelt die rechtlichen Grundlagen von Unternehmen und Gesellschaften wie der GmbH oder AG. Es bestimmt, wie Gesellschaften gegründet, geführt und aufgelöst werden, sowie welche Rechte und Pflichten Gesellschafter haben. Ziel ist es, klare Strukturen für wirtschaftliche Zusammenarbeit zu schaffen und Haftungsfragen zu regeln.
Bei Fragen rund um das Thema Online-Beglaubigungsverfahren und der Anerkennung ausländischer Beglaubigungen in Deutschland sowie allen weiteren Anliegen des Gesellschaftsrechts und der zunehmenden Digitalisierung in diesem Bereich sind wir bei SBS Legal der richtige Ansprechpartner für Sie. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.