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Unternehmen brauchen nun mehr denn je eine starke Compliance, da das Lieferkettensorgfaltsgesetz (LkSG) und Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) als Reaktion auf EU-Verordnungen den Anwendungsbereich für Hinweisgebersysteme für Whistleblower erweitern.
Unser Team von SBS-LEGAL macht für Sie den Compliance Check:
Das HinSchG regelt den Umgang mit Whistleblowern, die straf- und bußgeldbewehrte Verstöße in Unternehmen und Behörden aufdecken. Neben dem HinSchG, welches seit Mitte des Jahres 2023 gilt, findet sich auch im Lieferkettensorgfaltsgesetz (LkSG) ein Hinweisgebersystem für Verstöße gegen Umwelt- und Menschenrechtsnormen.
Bereits in der Vergangenheit haben sich Unternehmen mehrmals an die Regelungen der Gesetzeswerke anpassen müssen. Mit dem Inkrafttreten der CSDDD wird das LkSG nochmals an die neuen Vorschriften angepasst werden. Denn nach Ablauf von 2 Jahren muss sie von den Mitgliedstaaten umgesetzt worden sein. Deutschland wird hierfür das LkSG anpassen.
Die in Zukunft zu implementierenden Hinweisgebersysteme stellen dabei die Compliance Abteilungen der Unternehmen vor große Herausforderungen.
Wir helfen Ihnen jetzt schon sich einen Überblick über die verschiedenen Hinweisgebersysteme zu verschaffen und mit welchen Tricks der Aufwand etwas vereinfacht werden kann. So können Sie die Anforderungen der Regelwerke effizient umsetzen:
Das HinSchG und das LkSG haben in ihren Anwendungsbereichen einige Schnittstellen, gleichen sich jedoch nicht vollkommen. Das sind die groben Unterschiede zwischen HinSchG und LkSG:
Das Hinweisgeberschutzgesetz findet bei allen von einem Whistleblower aufgedeckten Rechtsverstößen Anwendung, die straf- oder bußgeldbewehrt sind.
Dabei sind grundsätzlich diejenigen Unternehmen betroffen, die mehr als 50 Mitarbeiter haben. Eine Ausnahme findet bei Instituten nach KWG oder WplG und den Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVG) anwendung. Denn diese sind unabhängig von der Zahl der Mitarbeiter zur Einrichtung von Meldestellen verpflichtet.
Das Lieferkettensorgfaltsgesetz bezieht sich auf schwerwiegende Menschenrechts- und Umweltverstöße. Es umfasst neben den direkt betroffenen Unternehmen auch ihre Geschäftspartner entlang der Lieferkette.
Das führt dazu, dass Unternehmen, die die Schwellenwerte nicht überschreiten und daher nicht direkt unter das LkSG fallen, dennoch indirekt davon betroffen sind.
Seit 2024 ist der Schwellenwert von 3.000 Mitarbeitern in Deutschland auf 1.000 Mitarbeiter heruntergesetzt worden.
Doch bei dieser Erweiterung des Anwendungsbereichs wird es wohl nicht bleiben. Denn mit der Umsetzung der anstehenden EU-Richtlinie (CSRDDD) wird der Anwendungsbereich noch einmal ausgeweitet.
Zwar sehen beide Gesetze die EInrichtung einer Meldestelle vor, jedoch weichen diese voneinander ab. Verschiedene Geetze verlangen nämlich verschiedene Meldeverfahren.
Wir haben für Sie die wesentlichen Unterschiede zusammengetragen und in folgende Kategorien eingeteilt:
In der Zugänglichkeit der Meldestelle liegt einer der wesentlichen Unterschiede zwischen HinSchG und LkSG.
Denn die Meldestelle des HinSchG ist speziell für Mitarbeiter des Unternehmens entwickelt, während das Beschwerdeverfahren des LkSG zwingend öffentlich zugänglich sein muss, um ihren Zweck zu erfüllen. Denn nur so kann es jedermann ermöglicht werden, auf Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen.
Auch der Anwendungsbereich der beiden Gesetze unterscheidet sich voneinander: Während das HinSchG Meldungen über straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße aus vielfältigen Rechtsbereichen wie dem Steuer- und Kartellrecht umfasst, konzentriert sich das LkSG darauf Whistleblower allgemein vor Benachteiligung und Bestrafung zu schützen, wenn sie auf potenzielle Verletzungen hinweisen.
Auch die Schutzmaßnahmen haben einige Unterschiede. Das HinSchG schützt die Hinweisgeber vor Repressalien und kehrt die Beweislast um. So muss in etwaigen Prozessen das Unternehmen beweisen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber ergriffen wurden.
Dagegen schützt das LkSG Whistleblower, die auf potenzielle Verletzungen hinweisen, allgemein vor Benachteiligung und Bestrafung.
Die Fristen der Meldeverfahren stellen einen weiteren großen Unterschied dar. Beim Verfahren nach dem HinSchG muss eine Eingangsbestätigung innerhalb einer Woche und eine Mitteilung über Folgemaßnahmen innerhalb von 90 Tagen erfolgen.
Das LkSG dagegen verpflichtet zwar auch zu einer Rückmeldung, sieht hierfür aber keine Frist vor.
Die Anforderungen an die Dokumentationen der Verfahren weisen auch einige Unterschiede auf. Denn das Verfahren nach dem HinSchG sieht vor, dass dokumentierte Meldungen permanent verfügbar gehalten werden müssen. Des weiteren besteht eine Löschpflicht nach 3 Jahren.
Hiergegen verlangt das LkSG von den Unternehmen regelmäßig öffentlich über ihre Lieferkettenrisiken uns präventive Maßnahmen zu berichten. Diese müssen dann 7 Jahre lang auf der Webseite des Unternehmens verfügbar sein.
Es wird deutlich, dass die verschiedenen Gesetze teilweise sehr unterschiedliche Anforderungen an die Einrichtung einer Meldestelle haben.
Problematisch ist dies nur, wenn ein Unternehmen nach mehreren Gesetzen verpflichtet wird, Meldestellen einzurichten. Das kann der Fall sein, wenn ein Unternehmen sowohl unter den Anwendungsbereich des HinSchG als auch des LkSG fällt.
Doch die Bürokratie kann einfach gemacht werden. Oder zumindest einfacher:
Bei bestehender Verpflichtung zu mehreren Meldestellen kann eine zentrale Meldestelle für das Unternehmen eingerichtet werden. Doch auch hier sind einige Sachen zu berücksichtigen, denn die jeweiligen Vorgaben müssen trotzdem zwingend eingehalten werden:
Eine zentrale Meldestelle einzurichten ist für Unternehmen, die unter den Anwendungsbereich von mehreren Gesetzen fallen sogar üblich und effizienter. Doch dies ist nur zulässig, wenn hierbei den Anforderungen aller betroffenen Gesetze genügt wird.
Generell lässt sich feststellen, dass die Anforderungen des LkSG an die Meldestelle umfangreicher sind. Denn sie muss öffentlich zugängliche, klare und verständliche Informationen über Erreichbarkeit, Zuständigkeit und das Beschwerdeverfahren an sich bereitstellen.
Zusätzlich muss hier dargelegt werden, wie Beschwerden untersucht und Entscheidungen getroffen werden. Das schließt auch diejenigen Fälle ein, in denen öffentlich Bericht erstattet werden muss.
Die Einrichtung eines einheitlichen Systems ist praktikabel. Hierauf sollten Sie dabei achten:
Das zentrale System muss technisch dazu in der Lage sein die speziellen Anforderungen aller betroffenen Regelwerke zu erfüllen.
Bei einer Betroffenheit auch nach dem Geldwäschegesetz (GwG) kann das zentrale System hierauf erweitert werden. Doch hiernach sind die Anforderungen noch höher.
Die Einrichtung einer zentralen Meldestelle ist grundsätzlich zusätzlich, Sie sollten jedoch unsere Tipps beachten:
Das Lieferkettensorgfaltsgesetz sorgte bereits in Vergangenheit für einige Unruhen bei Unternehmen. Zusammen mit dem HinSchG stellt Unternehmen vor erneuten Änderungen. Eine starke Compliance ist dabei unerlässlich.
Um auf alle Veränderungen vorbereitet zu sein bietet unser Team von Fachanwälten einen umfangreichen Compliance Check an. Dabei bieten wir Ihnen umfangreiche Expertise nicht nur rund um das Thema Compliance, sonder auch im Gesellschaftsecht, Wirtschaftsrecht, Datenschutzrecht und Handelsrecht.
Gemeinsam finden wir die perfekte Lösung, individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst. So müssen sie sich um Änderungen keine Gedanken mehr machen.
Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Erstgespräch. Wir freuen uns auf Sie.