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| CORONA-UPDATE, IT-Recht

Die digitale Signatur und die elektronische Signatur


Welche digitalen Signaturen sind wann zulässig?

Das Konzept des Homeoffice wird heutzutage immer beliebter. Besonders in Zeiten des Coronavirus hat sich dies verschärft und so wird in vielen Unternehmen derzeit ausschließlich aus dem Homeoffice gearbeitet. Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Unternehmer und Freiberufler stehen in diesem Zusammenhang, wenn der persönliche Kontakt so weit eingeschränkt ist, unter anderem vor der Frage, ob und inwieweit Dokumente durch digitale Signaturen unterschrieben werden können. Im digitalen Zeitalter gibt es inzwischen verschiedene Anbieter, welche die elektronische Signatur von Dokumenten ermöglichen (z.B. DocuSign).

Einfache und qualifizierte elektronische Signatur

Wichtig zu wissen ist, dass es unterschiedliche elektronische Signaturen gibt. Insbesondere gibt es die einfache und die qualifizierte elektronische Signatur nach der sogenannten eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG).

Die Differenzierung ist insofern relevant, als dass sich die Rechtswirkungen unterscheiden.

Die einfache elektronische Signatur gemäß eIDAS wird am häufigsten im Start-Up-Bereich genutzt. Das folgende Vorgehen entspricht der Textform, genauso wie eine E-Mail.

Über einen Dienstleister, wie beispielsweise DocuSign, werden Dokumente elektronisch an den Vertragspartner oder Gesellschafter übermittelt. Dieser kann das jeweilige Dokument dann in der Software des Dienstleisters öffnen und durch einen Klick elektronisch signieren.

Die qualifizierte elektronische Signatur gemäß eIDAS ist die etwas komplexere Variante. Hierfür besteht die Voraussetzung, dass die Identität des Unterzeichners vor Ort oder auch per Video überprüft und zertifiziert wird. Eine elektronische Signatur dieser Art muss gewisse technische Mindeststandards einhalten und zudem durch eine entsprechend zertifizierte Stelle erfolgen.

Nur die qualifizierte elektronische Signatur ist als sogenannte elektronische Form der Schriftform gleichgestellt und ersetzt somit die eigenhändige Unterschrift, sofern das Gesetz die Schriftform vorschreibt.

Was ist die eIDAS-Verordnung?

eIDAS (englisch: electronic IDentification, Authentication and trust Services)
Die eIDAS-Verordnung ist eine europaweit geltende Regelungen in den Bereichen "Elektronische Identifizierung" und "Elektronische Vertrauensdienste". Die eIDAS-Verordnung ist ein EU-Standard, der einheitliche Regelungen für digitale Signaturen ("Unterschriften") und die Bereitstellung von Vertrauensdiensten im EU-Binnenmarkt schaffen soll. Sie ist seit 2016 in Kraft und soll elektronischen Transaktionen eine ähnliche rechtliche Stellung  verschaffen wie Transaktionen auf Papier.

>> HIER zum Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik // bsi.bund.de


Wo reicht die einfache elektronische Signatur nicht aus?

In vielen Fällen, namentlich dort, wo das Gesetz allenfalls Textform vorschreibt, genügt die einfache elektronische Signatur. Dies gilt insbesondere für interne Abläufe, wie beispielsweise für Reisekostenabrechnungen, oder für „einfache“ Gesellschafterbeschlüsse, vorausgesetzt, dass weder das Gesetz noch der Gesellschaftsvertrag eine schärfere Form vorschreibt.

Hierdurch wird bereits impliziert, dass es jedoch bestimmte Ausnahmen gibt, in denen lieber die qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden sollte.

Zum einen besteht eine gewisse Einschränkung hinsichtlich Vollmachten für die Beschlussfassung in Gesellschafterversammlungen von GmbHs. Grundsätzlich reicht hierfür zwar die Textform aus, allerdings muss sich der/die NotarIn darüber vergewissern, dass im Zeitpunkt der Beschlussfassung die Vertretungsmacht tatsächlich (noch) bestand. Dieser Nachweis ist dem/der NotarIn jedoch nur möglich, wenn das Original der Vollmacht vorliegt, weswegen oftmals die Vorlage der Originale von handschriftlich unterschriebenen Vollmachten verlangt wird.

Zum anderen gibt es eine Einschränkung für Gesellschafterbeschlüsse, die dem Handelsregister vorzulegen sind – also beispielsweise der Beschluss über eine Bestellung zum Geschäftsführer oder über dessen Abberufung.Digitale Signatur in der Corona-Krise

Für gewöhnlich muss hier eine beglaubigte Kopie des Gesellschafterbeschlusses beim Handelsregister eingereicht werden. Im Falle von elektronisch signierten Dokumenten gibt es jedoch kein richtiges physisches Original. Aus diesem Grund sollte immer der/die NotarIn konsultiert werden, um abzustimmen, ob die einfache elektronische Signatur ausreicht.

Die qualifizierte elektronische Signatur und handschriftliche Unterschriften

Die qualifizierte elektronische Signatur reicht aus, wenn der Gesetzgeber die Schriftform vorschreibt. Es gibt aber auch Fälle, in denen die Verwendung dieser elektronischen Signatur ebenfalls ausgeschlossen und weiterhin eine handschriftliche Unterschrift notwendig ist.

Die eIDAS-Verordnung schreibt zum Beispiel die Schriftform zum Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrages oder für einen Aufhebungsvertrag, welcher das Arbeitsverhältnis betrifft, vor. Die qualifizierte elektronische Signatur genügt ebenfalls für Vertragsschlüsse mit Dritten, wie zum Beispiel Vereinbarungen mit Lieferanten oder Kooperationspartnern, aber auch bei Mietverträgen ist es ratsam, zumindest die qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden. Dies liegt daran, dass ein auf länger als ein Jahr befristeter Mietvertrag, wenn er nicht in der vorgesehenen Schriftform abgeschlossen wurde, zwar nicht unwirksam ist, er jedoch als auf unbestimmte Zeit geschlossen gilt und nach den gesetzlichen Regelungen ordentlich kündbar wäre.

Fälle, in denen die qualifizierte elektronische Signatur jedoch nicht ausreicht und nach wie vor eine handschriftliche Unterschrift von Nöten ist, sind Schuldversprechen bzw. Anerkenntnisse, Bürgschaften, Kündigungen und die Erteilung von Arbeitszeugnissen.

Fazit

Die vorangegangenen Aufführungen sollten gezeigt haben, dass die Verwendung von digitalen bzw. elektronischen Signaturen im normalen Arbeitsalltag grundsätzlich eine gute und empfehlenswerte Methode darstellt. Besonders in Zeiten der Corona-Krise und des Homeoffice ermöglicht diese Methode es, weiterhin rechtlich wirksame Erklärungen abgeben und Verträge schließen zu können.

Besonders Geschäftsführer und zeichnungsberechtigte Mitarbeiter von Unternehmen sollten sich jedoch über diese Regelungen und Einschränkungen informieren. Verstöße können zur Unwirksamkeit des betreffenden Vertrages oder des betreffenden Beschlusses führen, was das operative Geschäft (negativ) beeinflussen kann.

Auch Start-Ups sollten sich mit diesem Thema auseinandersetzen und ihr Bewusstsein erweitern, denn auch hier können Verstöße dieselben negativen Folgen haben und auch mögliche Beteiligungsrunden beeinflussen, wenn im Rahmen der Due Diligence ein entsprechender Formmangel von einem möglichen Investor entdeckt wird.


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Die Spezialisten zum Thema IT-Recht in unserem Hause sind:

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