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Dank verbreiteter Digitalisierung und vermehrtem Homeoffice werden Systeme wie Docusign oder Adobe Sign immer attraktiver. Dies sind nur eine der vielen Gründe, warum in den vergangenen Jahren das Bedürfnis gesellschaftsinterne Vorgänge digital abzuwickeln, steigt. Immer mehr Unternehmen setzen auf die Vorteile der digitalen Welt und möchten auch in der Geschäftsführung flexibel und schnell handeln können. Die Bestellung von Geschäftsführern über elektronische Signaturen ist hierbei ein wichtiger Schritt. Doch oft scheitert es an der praktischen Umsetzung.
► Geschäftsführer - Gehalt, Haftung, Tantiemen
Der Geschäftsführer einer GmbH wird durch Gesellschafterbeschluss, also durch gemeinsame Entscheidung der Gesellschafter, bestellt. In der Regel wird die Bestellung eines Geschäftsführers in der Satzung der GmbH geregelt. Dort sind auch die Befugnisse und Pflichten des GmbH-Geschäftsführers festgehalten.
Die Bestellung muss in notariell beglaubigter Form im Handelsregister eingetragen werden. Die Bestellung wird allerdings schon mit Annahme durch den Geschäftsführer wirksam, denn die Eintragung hat nur deklaratorische Wirkung, das heißt die Eintragung ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung der Geschäftsführerbestellung, sondern hat vielmehr feststellende Wirkung.
Eine Formvorschrift für den Bestellungsbeschluss der Gesellschafter gibt es nicht. Er kann vielmehr formlos gefasst werden, sofern sich im Gesellschaftsvertrag keine abweichenden Regelungen befinden.
Die Geschäftsführerbestellung mittels DocuSign oder Adobe Sign ist zulässig, solange die elektronische Unterschrift gemäß den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften gültig ist. In Deutschland ist die elektronische Unterschrift seit 2001 durch das Signaturgesetz rechtlich anerkannt. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) entspricht einer eigenhändigen Unterschrift und ist somit rechtlich bindend. Allerdings sollte beachtet werden, dass für die Bestellung eines Geschäftsführers weitere formale Voraussetzungen erfüllt sein müssen. So müssen zum Beispiel alle Gesellschafter darüber abstimmen und die Bestellung muss notariell beurkundet werden.
Im Falle der Eintragung von gesellschaftsrechtlichen Dokumenten ins Handelsregister sollten daher die jeweiligen Anforderungen des Handelsregisters und des Signaturgesetzes genau beachtet werden
Die Unterscheidung von elektronischen Signaturen basiert auf der eIDAS-Verordnung und umfasst drei Arten:
1. Die Einfache elektronische Signatur (SES)
2. Die Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) und
3. Die Qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Eine SES können zum Beispiel eingescannte Unterschriften, Namensnennungen am Ende einer E-Mail oder durch Signatursoftware ohne weitere Prüfung erstellte Unterschriften sein. AES und QES haben strengere Anforderungen an die digitale Unterschrift. Sie müssen aufgrund einer spezieller Signatursoftware erstellt werden, die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entspricht, und erfordern stets eine Legitimationsüberprüfung sowie eine eindeutige Zuordnung des Unterzeichners. Die QES erfordert zusätzlich ein gültiges qualifiziertes digitales Zertifikat von einem staatlich zertifizierten Vertrauensdienstanbieter. DocuSign und Adobe Sign bieten Lösungen für die Erstellung von AES und QES an.
Die gesetzliche Textform kann durch die Unterzeichnung von Dokumenten mit einer SES oder AES gewahrt werden. Allerdings entspricht nur die Unterzeichnung mit einer QES, der gesetzlichen Schriftform, es sei denn es gibt Ausnahmefälle.
Wie bereits erläutert, können Gesellschafterbeschlüsse formlos gefasst werden. Daraus ergibt sich, dass auch die Bestellung eines Gesellschafters wirksam durch eine elektronische Signatur vollzogen werden kann. Dabei ist es auch gleichgültig, welche der bereits vorgestellten Arten der elektronischen Signatur verwendet wird. Jedoch ist unklar, ob Beschlüsse zur Bestellung eines Gesellschafters, die elektronisch signiert wurden, ausreichen, um diese im Handelsregister anzumelden. Die Anmeldung erfordert gemäß §§ 39, Absatz 2, 5, 8 GmbH-Gesetz iVm § 12, Absatz 2 HGB die Einreichung von Originalurkunden oder beglaubigten Abschriften in einem maschinenlesbaren und durchsuchbaren elektronischen Format. Eine elektronische Aufzeichnung reicht hierfür aus und erfordert kein elektronisches Papierdokument mit einer handschriftlichen Unterschrift, da der Signaturablauf, der ursprünglich elektronisch erstellt wurde, unter den Begriff der "Aufzeichnung" fällt.
Das Kammergericht Berlin hat in einem Beschluss vom 30. Juni 2022 bestätigt, dass die Amtsniederlegung eines Gesellschafter-Geschäftsführers einer UG (haftungsbeschränkt) durch die Vorlage eines rein elektronisch erstellten Protokolls der Gesellschafterversammlung und Unterschriften der Gesellschafter, die mit "DocuSigned" vermerkt waren, beim Handelsregister angemeldet werden kann. Eine einfache elektronische Signatur auf einem elektronischen Beschlussdokument reicht aus, um die zugrundeliegende Amtsniederlegung gegenüber der Gesellschafterversammlung nachzuweisen, solange das Dokument dauerhaft wiedergegeben werden kann. Es gibt keinen Grund, diese Grundsätze des Gerichts nicht auch für die Bestellung eines Geschäftsführers gelten zu lassen. Es ist also anzunehmen, dass ein elektronisch signierter Beschluss der Gesellschafterversammlung zur Bestellung eines Geschäftsführers ebenso den Anforderungen einer Anmeldung beim Handelsregister entspricht.
Obwohl die Bestellung eines Geschäftsführers durch elektronisch signierte Gesellschafterbeschlüsse rechtlich wirksam ist, werden diese in der Praxis häufig von den Registergerichten zurückgewiesen. Die Gerichte beharren oft darauf, dass die Gesellschafter die Beschlüsse handschriftlich unterzeichnen. Daher ist es ratsam, Gesellschafterbeschlüsse zur Bestellung von Geschäftsführern einer GmbH handschriftlich zu unterzeichnen und dem einreichenden Notar sowohl das Original als auch eine PDF-Version zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können Verzögerungen und unnötige Kosten vermieden werden.
Unser erfahrenes Team berät Sie umfassend und unterstützt Sie bei der Umsetzung von elektronischen Signaturen in der Geschäftsführerbestellung. Wir kennen die rechtlichen Vorgaben und helfen Ihnen dabei, diese sicher und rechtskonform umzusetzen.
Unsere spezialisierten Rechtsanwälte beraten Sie aufgrund jahrelanger Erfahrungen fachkundig und kompetent in allen Belangen des Gesellschaftsrechts und setzten Ihre Interessen gerichtlich als auch außergerichtlich durch. Sehen Sie sich entsprechenden rechtlichen Fragestellungen ausgesetzt, freuen wir uns jederzeit über Ihre Kontaktaufnahme.