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Der BGH hat entschieden, dass überobligatorische personenbezogene Daten wie Privatanschriften oder Unterschriften unter bestimmten Voraussetzungen aus dem Handelsregister entfernt werden können.
Im Beschluss vom 18. Februar 2026 geht es um die Praxis der Handelsregisterführung und den Umgang mit personenbezogenen Daten. Im Mittelpunkt stand die Frage, ob Angaben, die bei einer Registeranmeldung zwar mit eingereicht wurden, für die eigentliche Eintragung aber gar nicht erforderlich sind, dennoch dauerhaft im öffentlich einsehbaren Registerordner verbleiben müssen. Nachfolgend schauen wir uns gemeinsam sowohl den Fall als auch das Urteil genauer an.
Überobligatorische Daten sind personenbezogene Angaben in Registerunterlagen, die für die gesetzlich erforderliche Eintragung im Handelsregister nicht notwendig sind.
Ausgangspunkt des Verfahrens war ein Antrag zweier Geschäftsführer von GmbHs, die gemeinsam an einer GmbH & Co. KG beteiligt waren. Im Februar 2021 beantragten sie beim Amtsgericht Hamburg, zwei bereits im Handelsregisterordner befindliche Dokumente auszutauschen. In den neu eingereichten Fassungen sollten ihre privaten Wohnanschriften nicht mehr erscheinen. Stattdessen wollten sie die Anschriften der jeweiligen Gesellschaften verwenden. Außerdem sollten ihre handschriftlichen Unterschriften durch einen Vermerk ersetzt werden.
Hintergrund war, dass in den ursprünglich eingereichten Unterlagen personenbezogene Daten enthalten waren, die aus Sicht der Antragsteller für die eigentliche Registereintragung gar nicht notwendig gewesen seien. Um solche Informationen drehte sich dann auch der Rechtsstreit. Gemeint sind Daten, die zwar in den Registerunterlagen auftauchen, aber über das hinausgehen, was das Handelsregister für seine gesetzliche Publizitätsfunktion zwingend benötigt. Solche Angaben werden als überobligatorische Daten bezeichnet.
Im konkreten Fall betraf das vor allem zwei besonders sensible Kategorien personenbezogener Daten, einmal die privaten Wohnanschriften der Geschäftsführer und einmal ihre eigenhändigen Unterschriften. Beide Angaben können Personen unmittelbar identifizierbar machen und reichen deutlich in den privaten Lebensbereich hinein. Während die Wohnanschrift Rückschlüsse auf die persönliche Lebenssphäre zulässt, ist auch die handschriftliche Unterschrift ein individuelles Identifikationsmerkmal mit erheblicher persönlicher Relevanz.
Der Antrag blieb zunächst ohne Erfolg. Sowohl das Registergericht als auch später das Oberlandesgericht Hamburg lehnten den Austausch der Unterlagen ab. Erst im Rechtsbeschwerdeverfahren gelangte die Sache zum Bundesgerichtshof. Dort musste nun grundsätzlich geklärt werden, ob solche überschießenden personenbezogenen Angaben dauerhaft öffentlich im Registerordner verbleiben müssen, obwohl sie für den gesetzlichen Registerinhalt möglicherweise gar nicht erforderlich sind.
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem wichtige rechtliche Informationen über Unternehmen und Kaufleute eingetragen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Firma, der Sitz, die Rechtsform, Vertretungsverhältnisse oder andere Angaben, die für den Geschäftsverkehr wichtig sind. Wer sich über ein Unternehmen informieren will, soll sich dort zuverlässig einen Überblick verschaffen können.
Der Zweck des Handelsregisters ist also Transparenz und Rechtssicherheit. Geschäftspartner, Banken, Behörden und andere Beteiligte sollen erkennen können, wer für ein Unternehmen handelt und wie es rechtlich aufgestellt ist. Das Register erfüllt damit eine zentrale Funktion im Wirtschaftsleben.
Der BGH hat hierzu entschieden: Nicht jede übermittelte Information darf dauerhaft öffentlich zugänglich bleiben. Gerade sogenannte überobligatorische Daten können auf Antrag aus dem Register entfernt werden.
Nach Auffassung des OLG fehle es an einem rechtlichen Interesse an der Änderung der Registerunterlagen, weil die betreffenden Informationen – insbesondere Unterschriften und Privatanschriften – ohnehin an anderer Stelle im Handelsregister weiterhin einsehbar seien.
Der BGH widersprach dieser Sichtweise. Er stellte klar, dass der Löschungsanspruch aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO – das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“ – kein zusätzliches besonderes Interesse verlangt, das über die gesetzlichen Voraussetzungen hinausgeht. Entscheidend sei allein, ob die Voraussetzungen des Löschungsanspruchs vorliegen. Dass die gleichen Daten möglicherweise an anderer Stelle weiterhin abrufbar sind, steht dem Anspruch nicht entgegen.
Nach Auffassung des Gerichts verfehlt das Argument des OLG den Kern der informationellen Selbstbestimmung. Der Anspruch auf Löschung ist nicht darauf beschränkt, sämtliche Speicherorte personenbezogener Daten gleichzeitig zu erfassen. Auch eine teilweise Entfernung aus einzelnen Datenbeständen kann den Schutz der betroffenen Personen verbessern.
Unterlagen sind heute dank des digitalen Handelsregisters schnell und ohne großen Aufwand online abrufbar. Dadurch können personenbezogene Daten von vielen Personen eingesehen, kopiert oder für andere Zwecke verwendet werden. Der BGH betont deshalb zusätzlich, dass sorgfältig zu unterscheiden ist zwischen Angaben, die für die gesetzlich vorgesehene Registerpublizität tatsächlich erforderlich sind, und solchen Informationen, die lediglich in eingereichten Dokumenten enthalten sind, ohne zwingend veröffentlicht werden zu müssen.
Im konkreten Fall erkannte der BGH auch einen praktischen Nutzen der beantragten Änderung. Selbst wenn die Daten an anderer Stelle weiterhin vorhanden sein sollten, könne eine Entfernung aus bestimmten Registerunterlagen den Schutz vor missbräuchlicher Nutzung verbessern. Wer lediglich den Registereintrag der betroffenen Gesellschaft aufruft, würde dort künftig weder die Privatanschriften noch die handschriftlichen Unterschriften der Geschäftsführer finden. Damit stärkt die Entscheidung den Datenschutz im Handelsregister und zeigt zugleich, dass Transparenz im Wirtschaftsverkehr nicht grenzenlos zulasten der Privatsphäre gehen darf.
Die Entscheidung des Bundesgerichtshofs zeigt deutlich, dass Transparenz im Handelsregister nicht grenzenlos ist. Zwar bleibt das Register ein zentrales Instrument für Rechtssicherheit im Wirtschaftsverkehr, doch personenbezogene Daten dürfen nur dann dauerhaft öffentlich zugänglich sein, wenn hierfür auch eine klare rechtliche Grundlage besteht.
Gerade bei sogenannten überobligatorischen Daten fehlt eine solche Grundlage regelmäßig. Der BGH weist unmissverständlich darauf hin, dass zwischen zwingend erforderlichen Registerangaben und zusätzlichen personenbezogenen Informationen unterschieden werden muss. Für Letztere besteht keine automatische Pflicht zur dauerhaften Veröffentlichung. Auch aus dem Handelsgesetzbuch lässt sich kein Grundsatz ableiten, dass einmal eingereichte Dokumente unverändert im Registerordner verbleiben müssen. Entscheidend bleibt vielmehr, ob die Speicherung der jeweiligen Information rechtlich erforderlich ist.
Für die Praxis bedeutet das eine stärkere datenschutzrechtliche Betrachtung der Registerführung. Die Digitalisierung des Handelsregisters hat dazu geführt, dass personenbezogene Angaben schnell und in großem Umfang abrufbar sind. Umso wichtiger ist es, dass nur diejenigen Daten öffentlich bleiben, die für die gesetzlich vorgesehene Publizität tatsächlich benötigt werden.
Damit setzt der BGH ein wichtiges Signal: Registertransparenz dient dem Wirtschaftsverkehr – sie rechtfertigt jedoch nicht, private Informationen ohne zwingenden Grund dauerhaft öffentlich zugänglich zu halten.
Wenn Sie prüfen möchten, ob auch Ihre personenbezogenen Daten im Handelsregister überobligatorisch veröffentlicht wurden und ein Anspruch auf Löschung oder Austausch besteht, unterstützen wir Sie gerne. Die Prüfung und Durchführung einer entsprechenden Löschung übernehmen wir als SBS Legal Rechtsanwälte selbstverständlich für Sie.Formularbeginn
Ob Privatanschrift, Unterschrift oder sonstige personenbezogene Angaben: Nicht jede Information, die im Rahmen einer Handelsregisteranmeldung eingereicht wurde, darf dauerhaft öffentlich abrufbar bleiben. Der BGH erlaubt nun als die Löschung unnötiger bzw überobligatorischer Personendaten. Für Geschäftsführer und Unternehmen stellt sich daher zunehmend die Frage, ob ein Löschungsanspruch oder ein Austausch von Registerunterlagen in Betracht kommt.
SBS LEGAL ist Experte für das Handelsrecht prüft für Sie, ob im Registerordner veröffentlichte personenbezogene Daten rechtlich erforderlich sind oder als überobligatorische Angaben entfernt werden können. Wir begleiten Sie bei der Aufarbeitung bestehender Registerunterlagen, bei der Antragstellung gegenüber dem Registergericht und bei allen rechtlichen Fragen an der Schnittstelle von Handelsregisterrecht und Datenschutzrecht. So helfen wir Ihnen, unnötige Veröffentlichungen sensibler Daten rechtssicher zu vermeiden oder zu korrigieren.