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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist nun am 02.07.2023 in Kraft getreten und beendet damit einen langen Gesetzgebungsprozess. Der Gesetzgebungsprozess begann mit dem Inkrafttreten der Europäischen Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937 am 16.12.2019 und wurde schließlich am 02.06.2023 im Bundesgesetzblatt verkündet. Doch was bezweckt das HinSchG? Worauf müssen Unternehmen jetzt achten?Was hat es mit den Meldestellen auf sich? Und welche Folgen sind bei Nichterfüllung zu erwarten? All das erfahren Sie im folgenden Artikel.
Personen, welche Einblicke in Unternehmensvorgänge gewinnen, weil sie bei dem Unternehmen beschäftigt sind oder durch anderen beruflichen Tätigkeiten Einblicke in interne Geschehnisse erhalten, haben es oft schwer, wenn sie internen Unternehmensinformation weitergeben wollen. Dabei kann es sogar wichtig sein, dass bestimmte interne Informationen weitergegeben werden, so zum Beispiel bei Gesetzesverstößen oder andere Fehlverhalten. Die Person, die diese internen Informationen allerdings weitergibt, zieht den Zorn des Unternehmens auf sich, was Vergeltungsmaßnahmen zur Folge haben kann, welche sich nicht nur wirtschaftlich, sondern auch persönliche auswirken können. Die Angst vor derartigen Vergeltungsmaßnahmen führt dazu, dass Personen oft lieber schweigen, als Missstände aufzuzeigen. Das neue Gesetz soll dies ändern, es soll hinweisgebende Personen schützen. Der Hinweisgeberschutz soll dabei auf zwei Ebenen wirken. Zunächst wird die Person an sich geschützt, indem Vergeltungsmaßnahmen gegen die hinweisgebende Person verboten werden. Des Weiteren werden Unternehmen dazu verpflichtet interne Meldestellen einzurichten, welche hinweisgebende Personen dann nutzen können, und Unternehmen werden verpflichtet eingehende Meldungen zu untersuchen, Missstände zu beheben und um Kontakt mit der hinweisgebenden Person zu bleiben. Dies soll dazu führen, dass auf mehr Missstände hingewiesen wird, weil die hinweisgebenden Personen sich sicherer fühlen.
Es ist allerdings zu erwähnen und zu beachten, dass dieser Schutz der hinweisgebenden Person nicht für jede Meldung gilt. So bezieht sich der Schutz nur auf die Meldung von Straftaten oder bestimmten Ordnungswidrigkeiten, sowie den in § 2 HinSchG genannten Rechtsverstößen. Des Weiteren muss sich der Verstoß im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit ereignet haben, fremde oder/und private Bezüge sind somit ausgeschlossen.
Die durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtenden Meldestellen sind Anlaufstellen an welche sich hinweisgebende Personen mündlich oder schriftlich wenden können. Das HinSchG sieht vor, dass auch eine anonyme Hinweisgabe möglich sein soll und unabhängig von der gewählten Kommunikation die Identität der hinweisgebenden Person gewahrt werden soll. So gibt es die internen Meldestellen, welche intern vom Unternehmen oder einer staatlichen Stelle errichtet werden. Das HinSchG sieht auch vor, dass Vertrauensanwälte oder andere vertrauenswürdige Personen (Ombudspersonen) beauftragt werden können, um die Meldestelle wahrzu-nehmen. Es handelt sich dann weiterhin um eine interne Meldestelle des Unternehmens.
Neben diesen internen Meldestellen gibt es auch noch die externen Meldestellen, welche das HinSchG beim Bundesamt für Justiz und beim Bundeskartellamt eingerichtet hat und auch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat bereits die Möglichkeit, dass man auf einer digitalen Plattform anonym Hinweise abgeben kann. Ob und inwieweit weitere externe Meldestellen eingerichtet werden entscheidet jedes Bundesland eigenständig. Ob hinweisgebende Personen sich an interne oder externe Meldestellen richten, ist am Ende ihnen überlassen, zwar sollen nach dem HinSchG die internen Meldestellen bevorzugt werden, aber am Ende gibt es keine gesetzliche Verpflichtung dazu.
Das HinSchG stellt einige Anforderungen an Meldestellen und das unabhängig davon, ob es sich um unabhängige, fachkundige Beschäftigte oder externe Meldestellenbeauftragte handelt. Bei einem eingehenden Hinweis muss der Meldebeauftragte zunächst den Hinweis in den sachlichen Anwendungsbereich einordnen und feststellen, ob ein möglicher Verstoß gegen eine Norm vorliegt, welche geschützt wird. Es muss der hinweisgebenden Person innerhalb von 7 Tagen mitgeteilt werden, dass der Hinweis eingegangen ist und er muss darauffolgend untersucht werden. Wenn sich der Hinweis bestätigt, müssen Folgemaßnahmen getroffen werden. Das HinSchG sieht auch weiter vor, dass wenn von der hinweisgebenden Person gewünscht, weiter Kontakt zu dieser zu halten und ihr spätestens nach drei Monaten die getroffene Maßnahme darzulegen ist. Zudem müssen Meldestellen auch technische und organisatorische Anforderungen erfüllen, so dass alles sicher eingerichtet ist und betrieben wird. Ebenfalls ist die Identität der hinweisgebenden Person und die von möglicherweise im Hinweis erwähnten dritten Person zu schützen. Das soll dadurch erreicht werden, dass nicht befugte Mitarbeiter keinen Zugang auf die Informationen erhalten und wirksame Verschlüsselungen benutzt werden.
Grundsätzlich gilt, dass sich jedes Unternehmen an die Regelungen des Hinweisgeberschutzes zu halten hat und hinweisgebenden Personen keine Nachteile verschaffen darf. Geht es um die Errichtung von internen Meldestellen so gelten folgende Vorschriften:
Das HinSchG sieht Bußgelder für Unternehmen vor, welche die Regelungen nicht umsetzen oder gegen dieses Verstoßen. So muss zum Beispiel ein Bußgeld in Höhe von 20.000 € gezahlt werden, wenn ein verpflichtetes Unternehmen keine interne Meldestelle errichtet. Noch teuer wird es, wenn eine hinweisgebende Person aufgrund ihres Hinweises Vergeltungsmaßnahmen erhält, denn dies beläuft sich auf eine Höhe von 50.000 €. Durch den Verweis auf § 30 OWiG können sich diese Bußgelder sogar bei bestimmten Ordnungswidrigkeiten verzehnfachen.
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