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Möchte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Gehaltsextra in Form von Gutscheinen oder Geldkarten gewähren, muss er einiges beachten, damit er kein lohnsteuerliches Haftungsrisiko eingeht. Schwierig ist die Abgrenzung, wann ein Gutschein eine Geldleistung ist und wann eine Sache. Dies ist relevant für eine mögliche Steuerbefreiung. Denn weist eine Leistung Sachbezug auf, kann es steuerliche Erleichterungen geben oder es könnte eine Pauschalisierung nach §37b des Einkommenssteuergesetzes vorliegen. Die Finanzverwaltung hat für die Abgrenzung ein Schreiben vom 15.03.2022 veröffentlicht, indem sie sich hierzu äußert und mit welchem Zweifelsfragen und Unklarheiten beseitigt werden sollen. Die neuen Grundsätze sind rückwirkend seit dem 01.01.2020 anzuwenden.
Die Grenze wurde 2022 von 44€ auf 50€ erhöht. Diese ist oftmals anwendbar, wenn Sachbezüge vorliegen und bedeutet für den Arbeitgeber steuerliche Erleichterungen. Sachbezüge bis zu einem monatlichen Wert von 50€ sind somit steuerfrei. Jedoch ist die Freigrenze nur anwendbar, wenn der Gutschein oder die Geldkarte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Bei Gehaltsverzicht gilt dies daher nicht. Bei Geldleistungen ist die Freigrenze sowieso nicht anwendbar und diese sind grundsätzlich (lohn-)steuerpflichtig. Deshalb sollten Arbeitgeber bezüglich der Gutscheine aufpassen und die untenstehenden Kriterien beachten, da sie sonst keine steuerlichen Vorteile daraus ziehen würden.
Sachbezüge sind gemäß § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG alle nicht in Geld bestehenden Einnahmen. Allerdings nur dann, wenn der Arbeitnehmer anstelle der Sache nicht auch Geld verlangen könnte. Zusätzlich müssen die Gutscheine noch bestimmte Kriterien aus dem Zahlungsdienstaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen.
Hierzu gehören Gutscheine oder Wertkarten für den Bezug von Waren oder Dienstleistungen
1. vom Aussteller des Gutscheins aus seiner eigenen Produktpalette oder von einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen, sog. Closed-Loop-Karten. Dieser begrenzte Kreis liegt vor
Beispiele: Tankkarten (mit denen nur Waren oder Dienstleistungen erworben werden können), Centergutscheine, wiederaufladbare Geschenkkarten mit Hauskarte
2. beim Arbeitgeber selbst oder einem Dritten, wenn der Gutschein zum Bezug aus einer sehr begrenzten Palette berechtigt, sog. Controlled-Loop-Karten. Die alleinige Bezugnahme auf eine Händlerkategorie reicht dabei nicht aus. Hierzu gehören unter anderem:
3. beim Arbeitgeber oder einem Dritten, die aufgrund von Akzeptanzverträgen Waren und Dienstleistungen nur für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland bezogen werden können (sog. Zweckkarte).
Eine Zweckkarte liegt gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 10 Buchstabe c ZAG nicht vor, wenn der Einsatzbereich nicht mehr hinreichend bestimmt eingegrenzt werden kann. Ein sozialer oder steuerlicher Zweck ist insb. nicht die Inanspruchnahme der 50€-Freigrenze.
Beispiele: Behandlungskarten für ärztliche Maßnahmen, Verzehrkarten in einer sozialen Einrichtung, Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks)
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Als Geldleistung im Sinne des §8 Absatz 1 Satz 1 und 2 EstG anzusehen und damit ab dem ersten Euro steuerpflichtig sind:
1. Gewährung von Gutscheinen oder Geldkarten, die unter lohn- und einkommensteuerlicher Auslegung die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 ZAG nicht erfüllen.
Dazu gehören hauptsächlich Prepaid-Kreditkarten, die überregional akzeptiert werden und nicht eingeschränkt sind (z.B. bezüglich der Produktpalette) und welche als unabhängiges Zahlungsmittel verwendet werden können. Allein die Begrenzung auf die Anwendbarkeit im Inland reicht für die Annahme eines Sachbezuges nicht aus.
Beispiel: Der Arbeitnehmer bekommt eine Prepaidkarte mit 50€ monatlich, womit er bei 30 Millionen Anbietern Waren kaufen könnte. Vertraglich vereinbart darf er damit allerdings nur Kraftstoff für seinen Privatwagen kaufen. Dies stellt eine Geldleistung dar. Dürfte er hingegen nur Kraftstoff für seinen Dienstwagen kaufen, wäre dies eine zweckgebundene Leistung, die nach §3 Nummer 50 EStG steuerfrei ist.
2. Gutscheine die bei anderen Anbietern als den vom Arbeitgeber oder Dritten eingelöst werden können sind immer eine Geldleistung. Somit wäre zum Beispiel ein Amazon-Gutschein keine Sache, sondern eine Geldleistung. Denn hiermit können Waren von unzähligen Händlern aus dem In- und Ausland erworben werden. Somit liegt kein Sachbezug, sondern Barlohn vor. Außerdem gehören dazu Gutscheine,
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