Rechtsanwalt & Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz
T (+49) 040 / 7344 086-0
Rechtsanwalt für den Gewerblichen Rechtsschutz, Lebensmittel- und Kosmetikrecht
T (+49) 040 / 7344 086-0
Blog News
Ab dem 1. Januar 2028 soll für viele Betriebe in Deutschland eine Kassenpflicht gelten. Wer mehr als 100.000 Euro im Jahr umsetzt, müsste seine Einnahmen dann in der Regel mit einem elektronischen Kassensystem erfassen. Die offene Ladenkasse, also die Geldschublade mit dem Zählprotokoll am Abend, hätte in diesen Betrieben ausgedient. Zum selben Stichtag sollen digitale Belege den Papierbon als Regelfall ersetzen.
Den passenden Gesetzentwurf hat das Bundeskabinett am 23. September 2026 beschlossen. Endgültig ist damit noch nichts, denn Bundesrat und Bundestag beraten erst noch. Für Inhaber von Bäckereien, Imbissen, Hofläden, Friseursalons und Marktständen lohnt sich trotzdem schon jetzt ein Abgleich mit den eigenen Zahlen.
Am 23. September 2026 hat die Bundesregierung im Kabinett den Entwurf für ein Zweites Kassengesetz auf den Weg gebracht. Er sieht ab 2028 zwei Neuerungen vor: eine Kassenpflicht für Betriebe, die jährlich über 100.000 Euro umsetzen, und digitale Belege als Standard.
Offiziell trägt das Vorhaben einen langen Namen. Es soll Kassenaufzeichnungen fortentwickeln, Steuerhinterziehung bekämpfen und handels- und steuerrechtliche Aufzeichnungen weiter digitalisieren. Erarbeitet hat den Entwurf das Bundesministerium der Finanzen (BMF). Laut seiner Pressemitteilung Nr. 19/2026 setzt er den Aktionsplan der Bundesregierung gegen Steuer- und Finanzkriminalität um und geht auf den Koalitionsvertrag zurück.
Seine Begründung stützt das Ministerium auf eine Zahl. Rund 115.000 offene Ladenkassen gibt es nach seinen Angaben in Deutschland, und es hält sie für manipulationsanfällig. Bundesfinanzminister Lars Klingbeil betonte vor allem die Entlastung. Die Pflicht zum Papierbon falle weg, digitale Belege würden Standard, und das bedeute weniger Bürokratie für alle.
Eine allgemeine Kassenpflicht gibt es in Deutschland bisher nicht. Betriebe dürfen ihre Bareinnahmen auch mit einer offenen Ladenkasse erfassen. Anders sieht es bei elektronischen Kassensystemen aus. Sie müssen nach § 146a Abs. 1 AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein.
Bei der TSE handelt es sich um ein Sicherheitsmodul, das jede Buchung protokolliert und nachträgliche Änderungen sichtbar macht. Eingeführt hat diese Regeln das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016, gewissermaßen das erste Kassengesetz. Seit dem 1. Januar 2020 gilt außerdem die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO, im Alltag meist Bonpflicht genannt. Zu jedem Verkauf über eine elektronische Kasse muss der Betrieb einen Beleg ausstellen.
Elektronisch darf dieser Beleg nach § 6 KassenSichV bislang nur mit Zustimmung des Kunden ausgegeben werden. An vielen Kassen landet deshalb ein Papierbon auf dem Tresen, den kaum jemand mitnimmt. Von der Belegausgabe kann das Finanzamt auf Antrag befreien, wenn Waren an viele unbekannte Personen verkauft werden (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO in Verbindung mit § 148 AO).
Ganz ohne Technik kommt dagegen die offene Ladenkasse aus. Am Ende des Tages zählt der Betrieb das Bargeld und ermittelt die Tageseinnahmen rückwärts über einen Kassenbericht. Genau diese Methode hält die Finanzverwaltung für schwer überprüfbar.
Nach dem Regierungsentwurf müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro ab dem 1. Januar 2028 grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem einsetzen. Das System muss die Anforderungen des § 146a AO erfüllen, also eine zertifizierte TSE nutzen und seine Daten über die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) bereitstellen.
Bei der Bauart der Kasse hat der Betrieb Fachmedien zufolge freie Wahl. Infrage kommen eine klassische Registrierkasse, ein PC- oder Tablet-System oder eine Cloudkasse. Die Registrierkassenpflicht schreibt also kein bestimmtes Gerät vor, sondern einen technischen Standard.
Maßgeblich ist der gesamte Jahresumsatz des Unternehmens und nicht allein das Bargeschäft. Berichten der Steuerfachpresse zufolge knüpft die Grenze an den Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes an. Wie das Bezugsjahr bestimmt wird und wann eine einmal entstandene Pflicht wieder entfällt, sollten Betroffene am endgültigen Gesetzestext prüfen.
Mit der elektronischen Kasse ändert sich auch die Art der Aufzeichnung. Jeder Verkauf muss einzeln erfasst werden (§ 146 Abs. 1 AO). Die Erleichterung für Barverkäufe an viele unbekannte Kunden, die bei der offenen Ladenkasse greift, fällt dann weg.
Ausgenommen sind nach dem Entwurf Steuerpflichtige, deren Barumsätze unter 12.000 Euro im Jahr liegen. Weitere Ausnahmen kann das BMF per Rechtsverordnung festlegen und nennt als Beispiel Vertrauenskassen auf Selbsterntefeldern.
Eine Vertrauenskasse ist die Blechdose am Blumenfeld, in die Kunden ihr Geld selbst einwerfen. Dort wäre eine elektronische Kasse kaum praktikabel. Einen Diskussionsentwurf für die Ausnahmeverordnung hat das Ministerium zusammen mit dem Gesetzentwurf veröffentlicht. Laut Fachpresse soll daneben eine Befreiung wegen unbilliger Härte nach § 148 AO möglich bleiben.
Angenommen, drei Betriebe aus Norddeutschland kassieren heute noch mit offener Ladenkasse. Die Bäckerei in Itzehoe setzt 380.000 Euro im Jahr um, den größten Teil davon bar. Sie liegt über beiden Grenzen und bräuchte ab 2028 ein elektronisches Kassensystem.
Ein Hofladen bei Husum kommt auf 140.000 Euro Umsatz. Fast alles läuft über Rechnungen an Restaurants, bar nimmt er nur rund 9.000 Euro ein. Wegen der geringen Barumsätze bliebe er von der Pflicht befreit.
Der Kiosk in Lüneburg erzielt 85.000 Euro, beinahe vollständig in bar. Er liegt unter der Umsatzgrenze und dürfte bei der offenen Ladenkasse bleiben. Wächst das Geschäft, sollte der Inhaber die 100.000 Euro im Auge behalten.
Ab dem 1. Januar 2028 sollen Betriebe mit elektronischer Kasse ihren Kunden den Beleg grundsätzlich digital bereitstellen. Eine Pflicht zum Papierbon soll es dann nicht mehr geben. Das BMF spricht von einer Belegbereitstellungspflicht, bei der Kunden den digitalen Beleg nicht annehmen müssen.
Auf welchem Weg der Beleg zum Kunden kommt, soll nach Berichten aus der Fachpresse technologieoffen geregelt werden. Genannt werden ein QR-Code am Display, ein Download-Link, NFC, E-Mail oder ein Kundenkonto. Erzeugt wird der Beleg in einem standardisierten Datenformat. Für Bäckereien und Imbisse mit vielen Kleinbeträgen spart das Papier, Druckerwartung und Thermorollen.
Kunden müssen den digitalen Kassenbon nach Angaben des BMF nicht annehmen. Verpflichtet ist allein der Betrieb, der den Beleg bereitstellen muss. Wer den QR-Code nicht scannen will, verlässt den Laden eben ohne Beleg.
Anders liegt es, wenn ein Kunde ausdrücklich eine Quittung verlangt. Nach § 368 BGB muss der Verkäufer auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis erteilen. Diesen zivilrechtlichen Anspruch lässt der Entwurf Fachberichten zufolge unberührt. Ganz ohne Drucker sollten Betriebe deshalb nicht planen, etwa für Handwerker oder Geschäftskunden, die einen Nachweis für ihre Buchhaltung brauchen.
Mit dem digitalen Beleg kommt eine Frage auf, die der Papierbon nie gestellt hat. Verschickt ein Betrieb den Beleg per E-Mail oder legt er ihn im Kundenkonto ab, verarbeitet er personenbezogene Daten. Dann greifen die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), etwa Informationspflichten und Löschfristen. Übernimmt ein externer Dienstleister den Versand, braucht der Betrieb in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Ein QR-Code, den der Kunde selbst scannt, kommt nach unserer Einschätzung ohne Kundendaten aus. Datenschutzrechtlich ist er damit die schlankere Lösung.
Der Entwurf schafft einen neuen Straftatbestand für den Einsatz und den Vertrieb von Manipulationssoftware für Kassen. Ordnungswidrig handelt nach den Plänen des BMF, wer ab 2028 trotz Pflicht keine elektronische Kasse verwendet oder keinen Beleg bereitstellt.
Manipulationssoftware sind Programme, die Umsätze nachträglich löschen oder verändern, ohne Spuren zu hinterlassen. Übereinstimmenden Berichten der Fachpresse zufolge drohen dafür Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe . Auf den Nachweis einer vollendeten Steuerhinterziehung käme es nach diesen Berichten nicht mehr an.
Einen Bußgeldrahmen bis zu 25.000 Euro nach § 379 AO nennt die Fachpresse für die neuen Ordnungswidrigkeiten. Hinzu kommt eine Änderung im Verfahren. Bei der Fälschung technischer Aufzeichnungen (§ 268 StGB) sollen die Finanzbehörden künftig selbst ermitteln dürfen. Dieses Delikt ist keine Steuerstraftat und fällt deshalb bisher nicht in ihre eigene Ermittlungszuständigkeit.
Für viele Betriebe bleibt das größte Risiko allerdings ein steuerliches. Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, verliert die Buchführung ihre Beweiskraft nach § 158 AO. Das Finanzamt darf die Einnahmen dann schätzen (§ 162 AO). Solche Hinzuschätzungen führen oft zu Nachzahlungen samt Zinsen, und bei Vorsatz steht der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum.
Das Gesetzespaket reicht über die Ladentheke hinaus. Mietwagen sollen künftig verpflichtend einen Wegstreckenzähler mit digitaler Schnittstelle brauchen, der an eine TSE angebunden ist. Diese Pflicht soll nach Berichten der Fachpresse erst ab 2029 greifen.
Bilanzierende Unternehmen betrifft ein Detail aus dem Handels- und Steuerrecht. Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sollen nach dem Entwurf nicht mehr zwingend auf Papier aufbewahrt werden müssen. Heute nehmen § 147 Abs. 2 AO und § 257 Abs. 3 HGB genau diese Unterlagen von der Aufbewahrung als Datei aus. Künftig soll eine elektronische Fassung genügen, wenn sie bildlich mit dem Original übereinstimmt und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt.
Die Kassenpflicht steht bisher nur in einem Gesetzentwurf der Bundesregierung. Verbindlich wird sie erst, wenn Bundestag und Bundesrat das Gesetz im parlamentarischen Verfahren verabschiedet haben und es im Bundesgesetzblatt verkündet ist.
Als Nächstes erhält der Bundesrat Gelegenheit zur Stellungnahme, danach berät der Bundestag. In dieser Phase ändern sich Gesetzentwürfe oft noch, etwa bei Schwellenwerten, Ausnahmen oder Fristen. Widerspruch gibt es bereits. Nach einem Bericht des Deutschen Handwerksblatts kritisieren der Zentralverband des Deutschen Handwerks und das Bäckerhandwerk, dass die im Koalitionsvertrag angekündigte Abschaffung der Bonpflicht so nicht komme. Dieser Beitrag gibt den Stand vom 28. September 2026 wieder.
Bis zum geplanten Stichtag bleiben gut 15 Monate. Wie knapp solche Fristen werden können, hat die Einführung der TSE gezeigt. Damals erließ das BMF im November 2019 eine Nichtbeanstandungsregelung, weil zertifizierte Technik nicht rechtzeitig verfügbar war. Diese fünf Schritte helfen bei der Vorbereitung:
Eine Kasse, die heute gekauft wird, sollte die Anforderungen von 2028 bereits erfüllen können.
Für Betriebe mit offener Ladenkasse und mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz zeichnet sich der Abschied von der Geldschublade ab. Wer zugleich 12.000 Euro oder mehr bar einnimmt, sollte den Umstieg auf ein elektronisches Kassensystem schon jetzt einplanen und die digitalen Belege gleich mitdenken.
Wie die Regeln am Ende lauten, entscheidet der Gesetzgeber. Ein Abgleich der eigenen Zahlen und der vorhandenen Technik kostet heute wenig und erspart Hektik im Herbst 2027. Dieser Überblick ersetzt keine Beratung im Einzelfall, zumal sich der Entwurf im Verfahren noch ändern kann.
Betriebsprüfung: Strafrahmen bei Steuerstraftaten
Steuerstrafrecht & Steuerhinterziehung
Die geplante Kassenpflicht berührt Steuerrecht, Steuerstrafrecht und Datenschutz zugleich. SBS LEGAL prüft für Händler, Handwerksbetriebe und Gastronomen, ob der Entwurf ihren Betrieb erfasst und welche Pflichten ab 2028 greifen würden. Rechtsanwälte und die Steuerberater von SBS TAX arbeiten dabei unter einem Dach. Kommt es zu einer Schätzung oder einem Steuerstrafverfahren, legen wir Einspruch ein, vertreten Sie vor dem Finanzgericht und übernehmen die Verteidigung.
Schreiben Sie uns, wie Ihr Betrieb heute kassiert und welche Umsätze Sie erwarten. Wir sagen Ihnen, ob die geplante Kassenpflicht Sie trifft und was bis 2028 zu tun ist.