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Ab dem 20. Juli 2025 stellt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Bestätigung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNrn.) vollständig auf ein elektronisches Verfahren um. Ab diesem Stichtag können sowohl einfache als auch qualifizierte Anfragen ausschließlich über die Internetseite des BZSt (www.bzst.de) gestellt werden. Schriftliche oder telefonische Anfragen sind nicht mehr zulässig. Unternehmen sollten diese Umstellung nicht unterschätzen, denn sie ist nicht nur verwaltungstechnischer Natur, sondern hat unmittelbare umsatzsteuerliche Relevanz.
Hintergrund der Umstellung ist eine Änderung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), konkret im Abschnitt 18e.1. Mit Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 6. Juni 2025 wurde geregelt, dass Anfragen zur Bestätigung einer ausländischen USt-IdNr. künftig nur noch über das vom BZSt bereitgestellte Onlineportal erfolgen dürfen. Das Verfahren steht dabei sowohl für einfache als auch für qualifizierte Bestätigungsanfragen zur Verfügung.
Zudem wurde die Berechtigung zur Abfrage eingeschränkt: Ab dem 20.07.2025 dürfen nur noch Inhaber einer deutschen USt-IdNr. solche Anfragen stellen. Personen oder Unternehmen, die zwar umsatzsteuerlich erfasst sind, aber noch keine eigene deutsche USt-IdNr. erhalten haben, sind von der Anfragemöglichkeit künftig ausgeschlossen.
Erfreulich ist aus Sicht vieler Unternehmen die gleichzeitig eingeführte Erleichterung beim Nachweis qualifizierter Einzelanfragen. Für den umsatzsteuerlichen Nachweis genügt künftig ein Ausdruck, ein allgemein übliches elektronisches Dateiformat oder ein Screenshot. Eine qualifizierte Anfrage, die bisher mit größerem Aufwand zu dokumentieren war, kann damit künftig einfacher archiviert und im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen vorgelegt werden. Die Möglichkeit, mehrere ausländische USt-IdNrn. gleichzeitig über eine technische Schnittstelle abzufragen, bleibt weiterhin bestehen.
Trotz der digitalen Vereinfachung bleibt die grundsätzliche Pflicht zur Prüfung der Gültigkeit einer ausländischen USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen weiterhin bestehen. Die qualifizierte Bestätigungsanfrage stellt nach wie vor eine zwingende Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG i. V. m. § 6a UStG (Umsatzsteuergesetz) dar. Liegt keine gültige USt-IdNr. des Abnehmers vor oder kann die Abfrage nicht ordnungsgemäß nachgewiesen werden, entfällt die Steuerfreiheit der Lieferung.
Dies bedeutet im Klartext: Unternehmen, die diesen Nachweis nicht führen können, riskieren nicht nur eine nachträgliche Festsetzung der Umsatzsteuer, sondern auch Zinsen, Säumniszuschläge und in gravierenden Fällen sogar strafrechtliche Konsequenzen. Die Rechtsprechung hat wiederholt bestätigt, dass im Falle fehlerhafter oder unterlassener Prüfung ein besonders hohes Maß an Sorgfaltspflichtverletzung anzunehmen ist.
Werden innergemeinschaftliche Lieferungen unter Hinweis auf eine vermeintlich gültige USt-IdNr. durchgeführt, ohne dass eine qualifizierte Bestätigungsanfrage gestellt oder ordnungsgemäß dokumentiert wurde, setzt sich erheblichen Risiken aus. Kommt es zu einer späteren Überprüfung durch die Finanzbehörden, etwa im Rahmen einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung, kann das Fehlen eines gültigen Nachweises dazu führen, dass die Steuerbefreiung vollständig versagt wird.
In diesen Fällen muss das Unternehmen die Umsatzsteuer nachträglich an das Finanzamt abführen. Je nach Lieferumfang können hier erhebliche Summen entstehen. Hinzu kommt: In der Regel sind für diese Beträge keine Vorsteuerbeträge aus der Eingangsrechnung gegenüberzustellen, was eine unmittelbare finanzielle Belastung für das liefernde Unternehmen bedeutet.
Mit Inkrafttreten der Neuregelung gelten ab dem 20. Juli 2025 die folgenden Punkte verbindlich:
Massenabfragen möglich: Auch künftig sind Sammelanfragen mehrerer USt-IdNrn. gleichzeitig über Schnittstellenlösungen zulässig.
Eine Lieferung ist unter anderem dann steuerfrei, wenn der Abnehmer Unternehmer ist, die Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt und eine gültige USt-IdNr. verwendet wurde. Fehlt dieser Nachweis, entfällt die Steuerbefreiung, selbst bei gutgläubigem Verhalten des liefernden Unternehmens.
Die Umstellung auf das elektronische Verfahren erfordert in vielen Unternehmen eine Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung bestehender interner Prozesse. Wer bisher auf telefonischem oder schriftlichem Weg mit dem BZSt kommuniziert hat, muss sich mit dem Onlineverfahren vertraut machen. Empfehlenswert ist auch die Integration technischer Lösungen, wie beispielsweise automatisierte Schnittstellen zum BZSt, insbesondere bei regelmäßigem Versand von Lieferungen an Kunden in anderen EU-Staaten.
Unternehmen, die über ERP-Systeme verfügen, sollten prüfen, ob eine Anbindung an die Online-Schnittstelle des BZSt möglich ist. Damit können USt-IdNrn. automatisiert geprüft und Ergebnisse revisionssicher dokumentiert werden. Entsprechende Lösungen wie z. B. der „VAT-ID Verifier“ ermöglichen eine vollintegrierte Abfrage direkt aus dem Warenwirtschaftssystem heraus und reduzieren so den manuellen Aufwand sowie das Fehlerpotenzial.
Mit der vollständigen Umstellung auf das elektronische Bestätigungsverfahren für ausländische USt-IdNrn. setzt das Bundesfinanzministerium einen weiteren Schritt in Richtung digitalisierter Steuerverwaltung um. Für Unternehmen bedeutet dies eine gewisse Umstellung, aber auch die Möglichkeit, ihre Prozesse effizienter und revisionssicherer zu gestalten. Die neuen Vorgaben lassen zugleich wenig Spielraum: Die Pflicht zur fortlaufenden Prüfung der USt-IdNrn. bleibt bestehen, und Verstöße werden auch weiterhin konsequent sanktioniert.
Abfragen über das BZSt sollten stets dokumentiert und archiviert werden. Zulässig sind:
Diese Unterlagen sollten im Rahmen der Buchhaltung aufbewahrt werden und im Prüfungsfall jederzeit vorgelegt werden können.
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