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Compliance ist ein Thema, das heutzutage jedes Unternehmen beschäftigt – oder wenn noch nicht, dann spätestens jetzt dringend beschäftigen sollte! Denn die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen werden immer komplizierter und umfassender, nicht zuletzt hinsichtlich des Datenschutzes bei der zunehmenden Digitalisierung. Auch wenn man unbeabsichtigt einen Fehler begeht, kann ein Verstoß hohe Strafen und Schadensersatzforderungen nach sich ziehen. Der Ruf des Unternehmens wird nachhaltig geschädigt. Es ist fast nicht mehr möglich, dies völlig selbstständig zu bewältigen. Aber das muss man auch gar nicht! Ein Compliance-Management-System (CMS) hilft dabei, alle Vorgaben einzuhalten. Und wenn es doch mal zu einem Compliance-Verstoß kommt, kann ein CMS den Schaden begrenzen.
Unser geschätzter Rechtsanwalt Florian Hayko hat sich mit einer Weiterbildung auf dieses Thema spezialisiert. Im Ausbildungslehrgang „Compliance Officer“ der Beck-Akademie hat er sich umfassend mit Compliance und all ihren Implikationen befasst – sowohl in juristischer als auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht. Welche Richtlinien müssen national und international wie am besten eingehalten werden? Wie werden Risiken richtig analysiert und darauf ein effektives Compliance-System aufgestellt? Welche Maßnahmen zur Kontrolle und Überwachung braucht es und wie sollten sie implementiert werden? Diese und weitere Fragen wurden in dem Seminar bearbeitet, sodass Hayko sich umfassende Expertise zum Thema angeeignet hat.
Florian Hayko kann sich nun offiziell Compliance-Officer nennen und als solcher damit anvertraut werden, kompetent ein effektives CMS in Unternehmen zu etablieren. Herzlichen Glückwunsch!
Einfach gesagt steht Compliance für „Rechtstreue“ oder „Regelkonformität“. Es geht also darum, alle gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien, aber auch ethische Standards und Verhaltenskodizes, die sich das Unternehmen freiwillig auferlegt hat, im gesamten Unternehmen einzuhalten. Dafür muss der Vorstand bestimmte Maßnahmen hinsichtlich Organisation und Aufsicht treffen – bestenfalls eine eigene Compliance-Abteilung. Unter Leitung des Compliance-Officers errichtet die ein CMS. Börsennotierte Unternehmen sind vom Deutschen Corporate Governance Kodex sogar dazu verpflichtet. Im Rahmen des CMS wird festgeschrieben, welche Regeln wie von den einzelnen Mitarbeitern zu befolgen sind, und analysiert, welche Risiken dem jeweiligen Unternehmen drohen. Um die zu minimieren, werden Verfahren und Strukturen zur Vermeidung von Regelverstößen entwickelt. Zentral ist also die Prävention.
So wird das Unternehmen geschützt, denn Gesetzes- bzw. Compliance-Verstöße können immense Folgen haben: Geld- oder gar Freiheitsstrafen, Kündigungen, Schadensersatzforderungen, Reputationsverlust. Ein effektive Compliance kann dagegen gar das Gegenteil bewirken: eine gesteigerte Reputation. Denn ein Unternehmen, das ein CMS vorweisen kann und sich neben den gesetzlichen Vorgaben sich noch freiwillig zur Einhaltung weiterer Regeln unterwirft, gilt unter Vertragspartnern und Auftraggebern als vertrauenswürdig – insbesondere für eine langfristige Zusammenarbeit. Und auch im Unternehmen selbst können sich durch die veränderte Unternehmenskultur und die neuen Strukturen des CMS eine effizientere Arbeitsweise und ein nachhaltig zufriedeneres Arbeitsklima einstellen.
Ein Compliance-Officer (auch Compliance-Manager oder Compliance-Beauftragter) hat die Aufgabe, für die Compliance in einem Unternehmen zu sorgen, indem er ein CMS installiert und stetig optimiert. Dafür ist das juristische Fachwissen nötig, welche Gesetze und Normen es einzuhalten gibt, aber auch betriebswirtschaftliches Know-how – um an den richtigen Stellen im Unternehmen mit den richtigen Maßnahmen anzusetzen. Diese gilt es zuerst zu implementieren, aber auch im weiteren Verlauf stetig zu überwachen und nachzubessern, damit alle Prozesse im Unternehmen den verändernden gesetzlichen Vorgaben entsprechend ablaufen. Mit seinem interdisziplinären Fachwissen erkennt ein Compliance-Officer mögliche Risiken und vermeidet sie mittels passender Organisationsabläufe.
Dabei kommt der Informationsvermittlung eine besonders wichtige Rolle zu. Denn Compliance-Maßnahmen müssen ja nicht nur erstellt, sondern auch umgesetzt werden – und zwar im gesamten Unternehmen. Die Geschäftsführung, Abteilungsleiter und alle Mitarbeiter müssen also Bescheid wissen. Es geht darum, eine Compliance-Kultur zu etablieren, die jeder verinnerlicht hat und in seinen täglichen Handlungen umsetzt. Das geschieht u.a. mit Hilfe von Schulungen. Dafür sorgt ein Compliance-Officer. Er ist also von der Errichtung des CMS über dessen Kontrolle (Analysieren von Informationen und Daten) bis hin zur Kommunikation verantwortlich. Diese anspruchsvolle Aufgabe meistert er mit umfassendem Fachwissen sowie praktischer Erfahrung im juristischen und betriebswirtschaftlichen Kontext.
Da es bei Compliance um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und selbstauferlegter Regeln geht, umfasst es nahezu jedes Rechtsgebiet: u.a. das Gesellschaftsrecht, Wirtschaftsstrafrecht, Datenschutzrecht und das Handelsrecht. Entsprechende Expertise benötigt man, um eine umfassende Compliance-Strategie zu gestalten.
Die fachkundigen Anwälte von SBS Legal begleiten Sie kompetent beim Etablieren eines lückenlosen Compliance System. Zudem beraten wir Sie zur bestmöglichen Vorgehensweise bei einem Compliance-Verstoß. So können Strafen sowohl präventiv verhindert als auch rückwirkend möglichst geringgehalten werden.
Suchen Sie für Ihr Unternehmen rechtlichen Rat zum Thema Compliance? Kontaktieren Sie uns gern bei Fragen oder Wünschen jeglicher Art – wir freuen uns auf Sie! Es ist uns ein persönliches Anliegen, Ihre Compliance-Strategie in juristischer Hinsicht zum Erfolg zu führen.
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Florian Hayko (Rechtsanwalt & Spezialist für Handels- und Gesellschaftsrecht)
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