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Nachdem das Geschäftsjahr einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) abläuft, steht auch die Frage der Entlastung der Geschäftsführung an. Die Gesellschafter müssen die Entlastung der Geschäftsführer üblicherweise jedes Jahr aufs Neue innerhalb ihrer Gesellschafterversammlung entscheiden. Um eine gut überlegte Entscheidung zu treffen, die den Interessen der Gesellschaft entspricht, ist insbesondere wichtig die Reichweite der Entlastung zu berücksichtigen.
Der Geschäftsführer einer GmbH führt die Geschäfte der Gesellschaft. Die Geschäftsführung muss für die Erreichung des Gesellschaftszwecks der GmbH geeignet sein. Zur Pflicht des Geschäftsführers gehört die Organisation des Unternehmens. Dabei muss der Geschäftsführer auch etwaige Überwachungspflichten befolgen, also auch für die Einhaltung der Anordnungen sorgen. Weiterhin obliegt der Geschäftsführung die Berichtserstattung an die Gesellschafter und die Kommunikation. Die Repräsentation der GmbH und damit auch die Verantwortung nach außen rechtmäßig zu handeln erfolgt ebenfalls durch den Geschäftsführer.
Mit der Geschäftsführung geht aufgrund dieser umfangreichen Pflichten auch ein gewisses Risiko einher. Die Haftung trifft in erster Linie die Gesellschaft und mittelbar dann auch den Geschäftsführer, sodass der Geschäftsführer einer Haftung ausgesetzt ist.
Daher ist in der Praxis eine Haftungsbegrenzung des Geschäftsführers üblich, die sog. Entlastung.
Mit der Entlastung wird die Geschäftsführung des Geschäftsführers gebilligt. Das Recht die Entlastung zu erteilen gebührt allein den Gesellschaftern. Die Entlastung des Geschäftsführers gehört gem. § 46 Nr. 5 GmbHG zum Aufgabenkreis der Gesellschafter. Innerhalb der Gesellschafterversammlung wird ein Gesellschafterbeschluss, in welchem die Entlastung erteilt wird, erlassen. Erforderlich ist, wenn nichts anderes im Gesellschaftsvertrag vereinbart ist, eine einfache Mehrheit der Gesellschafterstimmen.
Die Entlastung führt zu einer sogenannten Präklusionswirkung. Die Haftungsrisiken des Geschäftsführers werden damit reduziert und zum Teil auch verhindert. Die Gesellschaft kann die ihnen gegen den Geschäftsführer zustehenden Ansprüche nicht mehr geltend machen, soweit diese von der Reichweite der Entlastung betroffen sind. Aufgrund der Haftungsbegrenzung zugunsten des Geschäftsführers, sollte der Geschäftsführer sicherstellen, dass der Entlastungsbeschluss formell keinerlei Fehler aufweist. Ansonsten droht dem Geschäftsführer, dass die Entlastung nicht greift.
Auf der anderen Seite hingegen hat der Geschäftsführer keinen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch auf die Erteilung einer Entlastung oder auf die Beschlussfassung der Entlastung. Die Entlastung steht im Ermessen der Gesellschafter.
Beim Entlastungsbeschluss müssen die Gesellschafter entscheiden, wie weit die Geschäftsführerentlastung in personeller Hinsicht reichen soll. Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer, ist eine Entlastung für nur einzelne Geschäftsführer möglich. Dies muss im Entlastungsbeschluss genau hervorgehen. Es kann darüber hinaus auch eine Entlastung zugunsten aller Geschäftsführer beschlossen werden. Hierfür kann im Entlastungsbeschluss von der Entlastung der Geschäftsführung gesprochen werden. Damit wird die Geschäftsführung insgesamt gebilligt.
Zeitlich umfasst die Entlastung vergangene Geschäftsvorgänge. Meist wird eine Entlastung bei der ordentlichen Gesellschafterversammlung beschlossen, in der auch der Jahresabschluss für das vergangene Geschäftsjahr festgelegt wird. Damit erstreckt sich die Billigung der Geschäftsführung oftmals ebenfalls auf das vergangene Geschäftsjahr.
In inhaltlicher Hinsicht umfasst die Präklusionswirkung die Geschäftsvorgänge, die den Gesellschaftern offengelegt wurden und die Gesellschafter kennen bzw. hätten kennen müssen.
Bezüglich der Kenntnis ist also entscheidend, welche Tatsachen den Gesellschaftern positiv bekannt gewesen sind oder was erkennbar war. Während früher noch die Kenntnis einzelner Gesellschafter ausreichte, ist heute anerkannt, dass die Kenntnis aller Gesellschafter erforderlich ist. Die Geschäftsvorgänge sind erkennbar, wenn die Gesellschafter bei einer sorgfältigen Prüfung aller Unterlagen und Informationen, die Ihnen durch den Geschäftsführer zur Verfügung gestellt werden, diese hätten erkennen müssen. Unter den Informationen fallen auch Tatsachen, die den Gesellschafter mündlich mitgeteilt worden sind. Auch infolge privater Kenntnisse, die die Gesellschafter von der Geschäftsführung durch Erklärungen erhalten, kann von einer Erkennbarkeit gesprochen werden.
Sollte sich aus den, durch den Geschäftsführer zur Verfügung gestellten, Vorlagen und Berichten konkrete Anhaltspunkte zur Nachfrage ergeben, müssen die Gesellschafter diesem Anlass folgen und sind zur Nachfrage verpflichtet. Ergeben sich keine Anhaltspunkte aus den Informationen und können die Gesellschafter die Reichweite der Entlastung somit nicht abschätzen, gelten die Tatsachen als nicht erkennbar. Gleiches gilt für den Fall, dass der Geschäftsführer Informationen und Unterlagen verheimlicht oder verschleiert, sodass diese nicht erkennbar waren. Hier tritt auch keine Entlastung ein. Der Geschäftsführer sollte somit die Geschäftsvorgänge weitestgehend offenlegen, um die Haftungsbegrenzung durch die Entlastung zu erhalten.
Die Gesellschafter wiederum müssen die Reichweite der Entlastung erkennen. Die verfügbaren Information über die Geschäftsvorgänge der Geschäftsführung müssen in die Entscheidung über die Entlastung einfließen. Während der Gesellschafterversammlung sollte genau besprochen werden, was die Geschäftsführerentlastung umfassen soll und inwieweit sie erteilt werden soll.
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