Was ist ein Compliance-Management-System (CMS)?

Der Begriff Compliance ist im angloamerikanischen Rechts- und Unternehmenskontext geprägt worden und bezeichnet heute allgemein die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, regulatorischer Anforderungen, interner Richtlinien und ethischer Unternehmensstandards. 

Ein Compliance-Management-System (CMS) hilft Unternehmen, gesetzliche Vorgaben, regulatorische Anforderungen und interne Richtlinien systematisch einzuhalten. Gerade Geschäftsleitungen stehen vor der Aufgabe, Compliance-Risiken frühzeitig zu erkennen, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und Verstöße möglichst zu vermeiden. Dieser Beitrag erklärt, was ein Compliance-Management-System ist, welche Rolle Compliance Officer, Unternehmensleitung und Fachbeauftragte spielen und welche Bausteine für ein wirksames CMS besonders wichtig sind. Außerdem wird eingeordnet, wann Compliance-Strukturen rechtlich relevant werden und weshalb ein gelebtes CMS Haftungsrisiken, Bußgelder und Reputationsschäden reduzieren kann.

Was ist ein Compliance-Management-System?

Ein Compliance-Management-System bündelt alle Strukturen, Prozesse und Maßnahmen innerhalb einer Organisation, die dazu dienen, Regelkonformität herzustellen. Es schafft die Voraussetzungen dafür, dass Organisationen nicht gegen rechtsverbindliche externe Regeln und interne Vorgaben verstoßen.

Da rechtskonformes Verhalten eine bedeutende Säule in Unternehmen ist, können Compliance-Management-Systeme in jedem Unternehmen unabhängig von der Größe sinnvoll sein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Einführung eines umfassenden Compliance-Management-Systems besteht in Deutschland bislang nicht für jedes Unternehmen. Je nach Branche, Rechtsform, Unternehmensgröße und Risikoprofil können sich jedoch konkrete Organisations-, Kontroll- und Überwachungspflichten ergeben. Besonders regulierte Unternehmen, etwa aus der Finanz- und Versicherungsbranche, müssen aufsichtsrechtliche Anforderungen an Geschäftsorganisation, Risikomanagement und Compliance besonders beachten. 

Warum sind Compliance-Management-Systeme wichtig?

Ein wirksames Compliance-Management-System hilft Unternehmen, Regelverstöße systematisch zu vermeiden, Risiken frühzeitig zu erkennen und im Ernstfall angemessen zu reagieren. Eine vollständige Garantie für regelkonformes Verhalten bietet ein CMS jedoch nicht.

Ein CMS schafft folglich Rechtssicherheit und dient dem Reputationsschutz. Zudem kann das Vorliegen eines CMS dem Vorwurf des Organisationsverschuldens entgegenstehen, wenn es doch zu Verstößen kommt, was zu einer reduzierten Haftung der Verantwortlichen führen kann. Darüber hinaus wird das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern gefördert.

Zuständigkeiten im Compliance-Management-System

Für ein Compliance-Management-System sind drei Arten von Akteuren bedeutend:

Compliance-Beauftragte

Sogenannte Compliance-Beauftragte beziehungsweise Compliance-Officer befassen sich mit der Einrichtung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems. In einigen Fällen sind sie auch für Schulungen zur Förderung einer von allen Mitarbeitenden gelebten Compliance-Kultur verantwortlich. Es können grundsätzlich auch externe Compliance-Officer eingestellt werden. Da die Compliance-Beauftragten das Unternehmen jedoch gut kennen müssen, ist die Beauftragung einer internen Person mit den entsprechenden Voraussetzungen und einer absolvierten Compliance-Schulung oft sinnvoller.

Andere Beauftragte

Andere im Unternehmen angesiedelte Beauftragte wie beispielsweise Datenschutzbeauftragte, Emissionsschutzbeauftragte oder Fachkräfte für Arbeitssicherheit unterstützen die Compliance-Officer als Experten für den jeweiligen Risikobereich.

Unternehmensleitung

Die Unternehmensleitung trägt die Verantwortung für das Compliance-Management-System.

Die wichtigsten Elemente eines Compliance-Management-Systems

Analyse der Compliance-Risiken

Eine Risikoanalyse ist der Ausgangspunkt für jedes Compliance-Programm. Dabei werden Risiken erfasst und analysiert, um auf Grundlage der Ergebnisse ein explizit auf das Unternehmen zugeschnittenes Compliance-Programm aufzubauen.

Erstellung des Compliance-Programms

Das Compliance-Programm ist ein Zusammenspiel aus Werkzeugen und Prozessen, die sicherstellen, dass sich das Unternehmen an Regeln und Gesetze hält. Es deckt die Regelkonformität externer Gesetze und Richtlinien sowie interner Standards und Weisungen ab. Um Risiken zu identifizieren und Verstöße zu erkennen, können digitale Tools verwendet werden. Zudem sind im Compliance-Programm die Prozesse für den internen und externen Umgang mit Verstößen festgelegt.

Compliance-Richtlinien

Das Compliance-Programm sollte außerdem interne Richtlinien definieren, die den Mitarbeitenden einen Leitfaden für das Verhalten am Arbeitsplatz geben. Das sorgt für Transparenz für Arbeitnehmer bezüglich der vom Unternehmen auferlegten Selbstverpflichtungen. Die Verhaltensrichtlinien variieren je nach Unternehmen, sollten jedoch immer einen Verhaltenskodex (Code of Conduct), Datenschutzrichtlinien, Regelungen zu Arbeitszeiten, Abwesenheit und Urlaub, Richtlinien zur Gleichberechtigung und zur Nutzung von Social Media enthalten.

Festlegung von Compliance-Zielen

Der Zweck des Compliance-Programms sollte klar definiert werden, um eine offene und transparente interne Kommunikation zu schaffen und die Compliance-Kultur zu fördern. Im Falle eines Verstoßes können Ermittlungs- und Aufsichtsbehörden so überprüfen, ob das unternehmenseigene System ausreichend ist, was sich unter Umständen strafmildernd auswirken kann.

Aufbau einer Compliance-Organisation

Die Gesamtverantwortung liegt zwar bei der Geschäftsführung, jedoch kann es ratsam sein, eine Abteilung für Compliance innerhalb des Unternehmens einzuführen, die von einem Compliance-Officer geführt wird.

Überwachung und Verbesserungsprozess

Um den Erfolg des CMS zu gewährleisten, müssen Compliance-Management-Systeme regelmäßig auf Schwachstellen und übersehene Risiken überprüft werden. Dabei müssen gegebenenfalls neue nationale und internationale Richtlinien oder interne Vorgaben berücksichtigt werden. 

SBS LEGAL – Kanzlei für Compliance-Recht und Wirtschaftsstrafrecht

SBS LEGAL unterstützt Unternehmen im Compliance-Recht und Wirtschaftsstrafrecht bei der rechtssicheren Gestaltung und Weiterentwicklung von Compliance-Management-Systemen. Unsere Kanzlei berät zu CMS, Compliance-Richtlinien und organisatorischen Pflichten der Geschäftsleitung.

Rechtssichere Compliance-Strukturen für Unternehmen

Ein wirksames Compliance-Management-System sollte zur Größe, Branche, Risikolage und internen Organisation des Unternehmens passen. SBS LEGAL prüft bestehende Compliance-Strukturen, unterstützt bei der Erstellung interner Richtlinien und begleitet Unternehmen bei der rechtlichen Bewertung von Haftungs-, Bußgeld- und Reputationsrisiken. Dabei legen wir Wert auf praxistaugliche Lösungen, klare Verantwortlichkeiten und eine rechtlich belastbare Dokumentation.

Der Erstkontakt zu SBS LEGAL ist kostenlos.