Rechtsanwältin, Fachanwältin für Informationstechnologierecht & Zertifizierte Datenschutzbeauftragte (TÜV)
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Ein Datenschutzvertreter, auch EU-Vertreter genannt, ist eine natürliche oder juristische Person mit Niederlassung in der Europäischen Union, die einen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter vertritt, wenn dieser selbst nicht in der EU niedergelassen ist.
Die Pflicht zur Benennung ergibt sich aus Art. 27 DSGVO (Vertreter von nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern).
Der Datenschutzvertreter dient als Ansprechpartner für betroffene Personen und für Aufsichtsbehörden in der EU. Er soll sicherstellen, dass Unternehmen außerhalb der Union trotz ihres Sitzes im Drittstaat erreichbar bleiben und datenschutzrechtliche Anfragen ordnungsgemäß bearbeitet werden können.
Die Benennung eines Datenschutzvertreters ist insbesondere dann erforderlich, wenn ein Unternehmen oder ein anderer Verantwortlicher personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeitet, obwohl der Sitz des Unternehmens außerhalb der Europäischen Union liegt.
Das gilt vor allem in zwei typischen Fällen:
Die Pflicht kann auch Auftragsverarbeiter treffen, wenn sie unter diese Voraussetzungen fallen. Wesentlich ist immer, ob eine relevante Verarbeitung mit Bezug zur EU stattfindet und kein gesetzlicher Ausnahmetatbestand greift.
Nicht in jedem Fall muss ein Datenschutzvertreter bestellt werden. Eine Ausnahme kann etwa bestehen,
Die Voraussetzungen für eine Ausnahme sind allerdings eng. Unternehmen sollten daher nicht vorschnell davon ausgehen, dass keine Pflicht zur Benennung besteht.
Der Datenschutzvertreter ist vor allem Ansprechpartner in der EU. Er nimmt Anfragen von betroffenen Personen entgegen und steht der Datenschutzaufsichtsbehörden als Kontaktstelle zur Verfügung. Damit erleichtert er die Kommunikation zwischen dem Unternehmen außerhalb der EU und den Stellen innerhalb der Union.
Die Benennung muss immer schriftlich erfolgen. Der Datenschutzvertreter sollte die offizielle Beauftragung jederzeit nachweisen können. Außerdem hat er für den Vertretenen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen oder vorzuhalten, soweit dies nach Art. 30 DSGVO (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) erforderlich ist.
Der Datenschutzvertreter ist nicht mit dem Datenschutzbeauftragten zu verwechseln. Der Datenschutzbeauftragte überwacht intern die Einhaltung des Datenschutzrechts und berät das Unternehmen in datenschutzrechtlichen Fragen.
Der Datenschutzvertreter hingegen dient vor allem der externen Erreichbarkeit eines Unternehmens außerhalb der EU.
Während der Datenschutzbeauftragte also eine interne Kontroll- und Beratungsfunktion hat, ist der Datenschutzvertreter in erster Linie eine gesetzlich vorgeschriebene Kontakt- und Empfangsstelle innerhalb der EU. Beide Funktionen können nebeneinander bestehen, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.
Beide Begriffe meinen dasselbe. Der Begriff Datenschutzvertreter wird häufig in der DSGVO verwendet, während EU-Vertreter die Funktion anschaulich beschreibt.
Nein. Die Pflicht besteht nur unter den Voraussetzungen des Art. 27 DSGVO, also vor allem bei gezielten Angeboten an Personen in der EU oder bei Verhaltensbeobachtung innerhalb der EU.
Das ist grundsätzlich möglich, aber beide Rollen haben unterschiedliche Aufgaben. Wichtig ist, dass deutlich erkennbar bleibt, welche Funktion die Person jeweils übernimmt.
Fehlt ein erforderlicher Datenschutzvertreter, kann das zu aufsichtsrechtlichen Maßnahmen und Beanstandungen führen. Außerdem erschwert es die rechtssichere Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen und Behörden.
SBS LEGAL berät Unternehmen umfassend zum Datenschutzvertreter nach Art. 27 DSGVO und zur rechtssicheren Umsetzung internationaler Datenverarbeitungen. Unsere Expertise umfasst insbesondere EU-Vertreter, DSGVO-Compliance und grenzüberschreitenden Datenschutz.
Unternehmen außerhalb der EU stehen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von EU-Bürgern vor komplexen regulatorischen Anforderungen. Die korrekte Benennung eines Datenschutzvertreters ist nicht nur formale Pflicht, sondern zentral für die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen. SBS LEGAL unterstützt bei der Prüfung der Benennungspflicht, der rechtssicheren Gestaltung der Beauftragung sowie der Integration in bestehende Datenschutzstrukturen.