Die arbeitsrechtliche Abmahnung

Als fundamentales Werkzeug im Arbeitsrecht ermöglicht die Abmahnung dem Arbeitgeber, Arbeitnehmer auf etwaige Pflichtverletzungen hinzuweisen und Konsequenzen für den Wiederholungsfall anzukündigen. Die Abmahnung stellt gleichzeitig eine formelle Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung dar. Doch nicht jede Abmahnung ist rechtlich wirksam – sie muss bestimmte inhaltliche und formale Anforderungen erfüllen.

In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen, was eine Abmahnung ausmacht, welche Voraussetzungen vorliegen müssen und welche Rechte und Pflichten sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer daraus ergeben. Neben praxisrelevanten Beispielen gehen wir auch auf aktuelle arbeitsrechtliche Entscheidungen ein.

Was ist eine arbeitsrechtliche Abmahnung?

Als Abmahnung bezeichnet man eine Rüge, die der Arbeitgeber gegenüber seinem Arbeitnehmer aufgrund seiner Pflichtverletzung ausspricht. Sie dient nicht nur der Beanstandung eines Fehlverhaltens, sondern erfüllt darüber hinaus mehrere arbeitsrechtliche Funktionen: Zum einen stellt die Abmahnung eine Hinweisfunktion dar, indem der Arbeitnehmer darauf aufmerksam gemacht wird, dass sein Verhalten gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstößt. Die Abmahnung hat auch eine Ermahnfunktion, denn sie enthält die Aufforderung, das beanstandete Verhalten künftig zu unterlassen. Außerdem hat die Abmahnung eine Warnfunktion, denn der Arbeitgeber stellt klar, dass ein erneutes Fehlverhalten arbeitsrechtliche Konsequenzen mit sich bringen und sogar bis  zur Kündigung führen kann.

Was sind die rechtlichen Grundlagen für eine arbeitsrechtliche Abmahnung?

Das Arbeitsrecht enthält keine unmittelbare gesetzliche Grundlage für eine Abmahnung, doch zwei Normen setzen eine Abmahnung voraus, nämlich § 314 Absatz 2 und § 326 Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

§ 314 Absatz 2 BGB verlangt, dass bei Dauerschuldverhältnissen einer außerordentlichen Kündigung grundsätzlich eine Abmahnung vorgehen muss. Der Arbeitsvertrag stellt ein Dauerschuldverhältnis dar, das bedeutet, dass es für eine Kündigung eines „wichtigen Grundes“ bedarf und eine Fortsetzung des Vertragsverhältnisses für den Kündigenden unzumutbar wäre. Allerdings verlangt der Gesetzgeber, dass die andere Vertragspartei vor der Kündigung eine Abmahnung erhält, um diesen eine Chance zu geben, sein Fehlverhalten zu ändern. Somit stellt die Abmahnung eine „letzte Warnung“ dar und dient dem Schutz eines Arbeitnehmers vor einer fristlosen Kündigung. Erst wenn dieser trotz der Abmahnung sein Verhalten nicht ändert oder wenn der Verstoß so schwerwiegend ist, dass eine weitere Zusammenarbeit unzumutbar wäre, kann eine außerordentliche Kündigung rechtmäßig sein.

Nach § 326 Absatz 1 BGB entfällt eine vertragliche Gegenleistung, wenn es unmöglich ist, die Hauptleistungspflicht zu erbringen. Arbeitsrechtlich bedeutet das für den Arbeitnehmer, dass sein Vergütungsanspruch entfällt, sollte er aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen seine Arbeitsleistung nicht mehr erbringen können. Seinen Anspruch aus § 326 Absatz 1 BGB kann der Arbeitgeber beispielsweise dann ausüben, wenn der Arbeitnehmer infolge von Trunkenheit im Straßenverkehr seinen Führerschein verloren hat, er von Beruf aber Kraftfahrer ist und seine Tätigkeit nicht mehr ausüben kann. Ein weiteres Beispiel ist die Verweigerung des Arbeitnehmers, seine Arbeit zu erledigen, obwohl es keinen rechtlichen Grund dafür gibt.

► Wann ist eine Abmahnung ungültig?

Was sind die formalen und inhaltlichen Voraussetzungen einer arbeitsrechtlichen Abmahnung?

Für eine wirksame Abmahnung bedarf es verschiedener Voraussetzungen. Zum einen muss der Arbeitgeber das Fehlverhalten seines Arbeitnehmers genaustens beschreiben und konkret benennen. Vage oder zu allgemeine Formulierungen, etwa wie, dass der Arbeitnehmer zu oft zu spät kommt, sind nicht ausreichend. Vielmehr müssen die verschiedenen Tage und Uhrzeiten, wann und wie oft sich das Fehlverhalten ereignet hat, dokumentiert werden.

Wichtig ist zudem, dass der Arbeitnehmer klar und deutlich auf sein Fehlverhalten hingewiesen wird, dieses Verhalten nicht toleriert werden kann und in Zukunft unterlassen werden muss. Die Abmahnung muss derart formuliert sein, dass dem Arbeitnehmer unmissverständlich klar dargestellt wird, dass es im Wiederholungsfall zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen, die auch zu einer Kündigung führen können, kommen kann.

Die Abmahnung unterliegt nicht der Schriftformerfordernis, das heißt, dass sie sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen kann. Empfehlenswert ist es jedoch, die Abmahnung schriftlich zu erteilen, um etwaige Beweisprobleme in der Zukunft zu vermeiden.

Was sind typische Fälle einer arbeitsrechtlichen Abmahnung?

Nicht jede unachtsame Handlung oder nachlässiges Verhalten führt zu einer Abmahnung. Folgende Fehlverhalten können jedoch als Pflichtverletzung angesehen werden, die dann zu einer Abmahnung führen können:

• Wiederholtes Zuspätkommen und unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit
• Nichtbeachtung der Datenschutzregelungen
• Beleidigungen und physische Angriffe auf Arbeitskollegen oder Vorgesetzte
• Konsum von Drogen- oder Alkoholwaren während der Arbeitszeit
• Führen von privaten Telefongesprächen und private Internetnutzung während der Arbeitszeit
• Nicht kommunizierte Nebentätigkeit

Wie erwähnt, gibt es gleichzeitig Fälle, in denen eine Abmahnung nicht gerechtfertigt ist, etwa wenn der Arbeitnehmer nachweislich krank ist oder der Arbeitgeber ihm Aufgaben zuweist, die vertraglich nicht vereinbart wurden.

In welchem Zusammenhang steht die Abmahnung mit der Kündigung?

Die Abmahnung ist besonders im Zusammenhang mit verhaltensbedingten Kündigungen von Bedeutung. Grundsätzlich muss eine Kündigung verhältnismäßig sein. Das bedeutet, dass ein Arbeitgeber nicht sofort kündigen darf, wenn es eine mildere Maßnahme gibt, um das Verhalten zu korrigieren. Genau dies stellt die Funktion der Abmahnung dar.

In Fällen, in denen die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers derart schwerwiegend ist, dass eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses eine Unzumutbarkeit darstellt, aber auch in solchen Fällen, in denen absehbar ist, dass eine Abmahnung das Fehlverhalten des Arbeitnehmers ohnehin nicht ändern würde, ist die Abmahnung entbehrlich.

Wann verjährt eine Abmahnung?

Für die Abmahnung hat der Gesetzgeber keine gesetzlichen Regelungen zur Verjährung festgelegt, daher wird auf die übliche gesetzliche Verjährungsfrist von zwei Jahren zurückgegriffen. Klar ist, dass es einer Verjährung der Abmahnung bedarf, insbesondere für die Fälle, in denen sich der Arbeitnehmer fehlerfrei für einen längeren Zeitraum verhält.

Wichtig ist auch, dass der Arbeitgeber sein Recht auf das Aussprechen einer Abmahnung verliert, wenn dieser zu lange wartet, dem Arbeitnehmer eine Abmahnung zu erteilen, denn der Arbeitnehmer darf nach einer gewissen Dauer darauf vertrauen, dass sein Fehlverhalten keine Konsequenzen mehr haben wird.

Abmahnung erhalten – und nun?

Hat der Arbeitnehmer eine Abmahnung erhalten und hält diese für nicht gerechtfertigt, gibt es mehrere Wege, die er bestreiten kann. Die Abmahnung wird in die Personalakte des Arbeitnehmers aufgenommen. Er kann zum einen Verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird, weil sie unbegründet ist, falsche Tatsachenbehauptungen enthält oder die Pflichtverletzung keine arbeitsrechtlichen Folgen mehr haben kann, kann aber auch eine Gegendarstellung verlangen, die dann ebenfalls in die Personalakte aufgenommen wird.

Der Arbeitnehmer kann sich auch an den Betriebsrat wenden und sich über den Erhalt der Abmahnung beschweren. Der Betriebsrat kann dann als Vertreter des Arbeitnehmers vermitteln und gegebenenfalls eine Rücknahme der Abmahnung erwirken.

Außerdem kann der Arbeitnehmer durch das Arbeitsgericht überprüfen lassen und die Entfernung aus der Personalakte beantragen. Gibt das Gericht dem Arbeitnehmer Recht, ist die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.

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